برقراری ارتباطی امن، همیشه در دسترس و مستند با کاربران و مخاطبان در دنیای آنلاین حائز اهمیت ویژه ای است. امروزه اپلیکیشن‌های گوناگونی امکان ارائه ارتباط اینترنتی را برای شما فراهم می‌کنند. اما تنها در ارتباط از طریق ایمیل، می‌توانید به دسترسی همیشگی به بکاپ اطلاعات خود و وجود مدارک مستند ارتباطات اطمینان داشته باشید. امکان استفاده از سرویس دهنده‌های جهانی ایمیل، هم‌چون G Mail، Yahoo Mail، Outlook و… برای تمام کاربران امکان‌پذیر است. لذا آن‌چه می‌تواند موجب تمایز شما از کاربران عادی اینترنت شود، استفاده از یک سرویس دهنده ایمیل متفاوت از سرویس دهنده‌های رایگان است. بهترین گزینه در این مورد، ایمیل‌های تحت آدرس دامین اختصاصی هستند. یکی از مزیت‌های استفاده از این سرویس‌ها، معرفی آدرس وب سایت شما در هر مکاتبه، به کاربران جدید است. هم‌چنین، وجهه‌ی اعتبار مکاتبات در فضای اینترنت، هنگام استفاده از ایمیل تحت ادرس دامنه اختصاصی، به مراتب بالاتر از زمانی است که از سرویس دهنده‌های رایگان ایمیل استفاده می‌کنید. برای بهره‌مندی از سرویس ایمیل اختصاصی تحت دامنه، لازم است سرویس میزبانی وب شما، از میزبانی ایمیل نیز پشتیبانی کند. در غیر این‌صورت می‌توانید از سرویس‌هایی که صرفا برای خرید ایمیل ایجاد شده‌اند استفاده کنید.
ویژگی‌های هاست مناسب ایمیل
برای خرید ایمیل سازمانی، دو نکته کلی وجود دارد. نکته اول، امکاناتی است که شرکت ارائه دهنده خدمات میزبانی به شما ارائه می‌کند. نکته دوم، ویژگی‌هایی است که پلان ایمیل انتخابی شما می‌بایست داشته باشد.
خدماتی که شرکت ارائه دهنده هاست ایمیل می‌بایست به شما ارائه کند:
امنیت
سرویس دهنده خدمات میزبانی شما موظف است از فایروال‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مناسب در سرورهای خود استفاده کند. هم‌چنین موظف است در تخصیص منابع و ارائه خدمات میزبانی در سرورهای خود، از نرم افزارهای ایزوله سازی مناسب برای عدم تداخل مصرف کاران سرور استفاده کند.
بدین ترتیب شما هم برای حفظ اطلاعات شخصی و اطلاعات رد و بدل شده طی ایمیل با مخاطبان خود امنیت خاطر خواهید داشت و هم نگران از دسترس خارج شدن سرویس به‌دلیل اضافه مصرف سایر کاربران سرور ارائه دهنده خدمات میزبانی نخواهید بود.
۹۹.۹% UpTime
در ارتباط آنلاین، به‌ویژه در ارتباط با کاربران خارج از کشور، هر لحظه از شبانه روز، امکان دریافت ایمیل وجود دارد. از طرفی دیگر ممکن است شما در ساعات مختلفی از روز برای کاربران خود ایمیل ارسال کنید. بنابراین سرویس میزبانی ایمیل شما، باید همواره در دسترس باشد تا ارتباط شما و کاربران دچار وقفه نشده و هیچ ایمیلی را به‌خاطر در دسترس نبودن سرویس، از دست ندهید.
پشتیبانی ۲۴ ساعته
نیاز به پشتیبانی فنی از طرف شرکت هاستینگ، امری ناگزیر در دنیای ارتباط آنلاین است. شما ممکن است سوالاتی درباره امکانات سرویس میزبانی ایمیل خود داشته باشید. یا ممکن است اختلالات فنی برای ارسال ایمیل در سرویس شما یا دیگر فرستندگان و گیرندگان در ارتباط با شما به‌وجود بیاید و امکان دریافت یا ارسال ایمیل مورد نظر خود را نداشته باشید. اگر شرکت ارائه دهنده هاست ایمیل، امکان پشتیبانی فنی ۲۴ ساعته را برای شما فراهم کند، با پاسخ‌گویی به‌موقع به سوالات شما، کیفیت عمل‌کرد میزبانی ایمیل شما را ارتقا خواهد داد که بایستی به هنگام ثبت دامنه و خرید هاست وردپرس ارزان و همین طور میزبانی ایمیل به آن دقت کنید.
گارانتی بازگشت وجه
یکی از ضمانت‌های رایج برای دریافت سرویس‌های آنلاین، امکان گارانتی بازگشت وجه از طرف سرویس دهنده میزبانی است. در صورت ارائه گارانتی بازگشت وجه از طرف شرکت ارائه دهنده خدمات هاست ایمیل خود، می‌توانید اطمینان خاطر قابل توجهی برای دریافت سرویس با کیفیت مناسب داشته باشید.
ویژگی‌هایی که پلان میزبانی ایمیل انتخابی شما می‌بایست داشته باشد:
تعداد میل اکانت های مورد نیاز
در وهله اول تعیین تعداد دقیق ایمیل اکانت‌های مورد نیاز آسان نخواهد بود. به همین خاطر در هنگام خرید سرویس میزبانی ایمیل باید این مورد را در نظر بگیرید که در حال حاضر حدود چه تعداد میل اکانت نیاز دارید. این مورد را در نظر داشته باشید که در صورت نیاز به اکانت‌های بیشتر در آینده، سرویسی که تهیه می‌کنید، امکان پشتیبانی از اکانت‌های بیشتر یا ارتقای منابع در صورت لزوم را داشته باشد.
البته در صورتی‌که اکانت‌های خیلی زیادی داشته باشید و سرویس میزبانی ایمیل شما، یک سرور اختصاصی باشد، ممکن است نیاز به تهیه لایسنس داشته باشید. توجه کنید که عموما لایسنس‌ها برای یک دوره مالی تهیه می‌شوند و امکان ارتقا نخواهند داشت.
فضای مورد نیاز
به‌طور کلی یک ایمیل بدون فایل پیوست حجم زیادی نخواهد داشت. اما اگر در مکاتبات شما فایل‌های پیوست، به‌ویژه پیوست‌های تصویری و ویدئویی رد و بدل شوند، حجم زیادی از فضای میزبانی ایمیل شما را اشغال خواهند کرد.
برای مدیریت حجم مصرفی میزبانی ایمیل می‌توانید نسبت به تهیه بکاپ ایمیل‌ها در دوره‌های زمانی معین و پاک‌سازی فضای میزبانی ایمیل اقدام کنید. همین‌طور با استفاده از اپلیکیشن‌های مخصوص میزبانی ایمیل مانند Outlook، می‌توان ایمیل‌ها را در دستگاه‌های شخصی نگه‌داری و از میزبانی ایمیل حذف کرد. اما توجه نمایید که میزان حجم ارائه شده در سرویس میزبانی ایمیل انتخابی شما، می‌بایست امکان ارائه فضای کافی بین دو دوره پاک‌سازی فضای ایمیل را داشته باشد. لذا با توجه به تعداد اکانت‌های مورد نیاز و نوع فایل‌هایی که در مکاتبات، ارسال و دریافت خواهد شد، حجم مناسبی برای میزبانی ایمیل خود در نظر بگیرید.
ایمیلCatch All
سرویس میزبانی ایمیل شما می‌بایست قابلیت ایمیل Catch All داشته باشد. در این قابلیت شما یک اکانت در سرویس هاست ایمیل خود ایجاد کرده و این قابلیت را برای آن فعال می‌کنید تا ایمیل‌هایی که به آدرس اشتباهی تحت دامنه شما، یا برای اکانتی که وجود ندارد، ارسال شده‌اند، همگی در اکانت مورد نظر شما وارد شده و ایمیلی از دست نرود. اگر در میزبانی شما این قابلیت فعال نشود، برای فرستنده چنین ایمیل‌هایی، پیغام عدم تحویل ایمیل (Delivery Failure) ارسال می‌گردد.
مدیریت و فیلتر هرزنامه‌ها
هر ایمیل اکانتی در معرض دریافت هرزنامه‌ها قرار دارد. تعداد بالای هرزنامه می‌تواند روند مکاتبات روزانه شما را مختل کند. لذا حتما سرویس میزبانی ایمیلی را انتخاب کنید که امکانات مناسبی برای مدیریت و فیلتر هرزنامه‌ها داشته باشد.
سخن نهایی
با در نظر گرفتن فاکتورهای قید شده، ابتدا شرکت ارائه دهنده میزبانی ایمیل خود را انتخاب نمایید و اقدام به خرید دامنه نمایید. سپس با توجه به توقعات خود از میزبانی ایمیلی که تهیه می‌کنید، پلان خرید هاست مناسب ارائه شده در شرکت مورد نظر را برگزینید.