ایمیل و اتوماسیون اداریعمومی

پیشنهادهای ارسال ایمیل انبوه در سرویسهای اختصاصی

در این مقاله قصد داریم مهمترین و کاراترین پیشنهادات عمومی و فنی را جهت بهره مندی از یک سیستم ارسال ایمیل انبوه کارآمد و در نهایت ایمیل مارکتینگ قدرتمند و مطمین به شما خوانندگان گرامی ارایه نماییم.

در نظر داشته باشیم که موارد عنوان شده در این نوشتار به طور مسلم ، تمام دانش تولید شده در این حوزه را در بر نگرفته ولی سعی بر آن شده است که مهمترین و کم دردسر ترین موارد که از قابلیت اجرایی بالا و کارآمدی مناسب در برابر هزینه هایی که تحمیل می نمایند ، مطرح گردند.

با پیگیری و تحقیق بیشتر در خصوص موارد مهم مطروحه در این نوشتار می توانید به اغلب ترفندها و راهکارهای حرفه ای در این حیطه دست یافته و خیال خود را از داشتن یک سرویس ایمیل کارا ، یک خبرنامه موفق ، یک بازاریابی الکترونیکی پیشرو و یا یک سیستم اطلاع رسانی ایمیلی مناسب ، و هر آنچه از یک سرویس ارسال ایمیل انبوه می توان انتظار داشت، آسوده نمایید.

با ما در ادامه این نوشتار همراه باشید…

mail-server copy

الف : موارد عمومی

۱- اگر قصد ارسال تعداد زیادی ایمیل در روز را دارید، با حداکثر ۱۰۰۰۰ ایمیل در روز شروع کرده و به آهستگی در طی ۳ تا ۶ ماه این مقدار را افزایش دهید.

۲- مشترکین را به عضویت خبرنامه خود در آورید. به عبارت بهتر از opt-in و  double opt-in استفاده نمایید.
۳- اکیدا” روال های متنوع و استانداردی برای خروج از لیست خود برای کاربران ایجاد کنید یا به عبارت بهتر opt-out ها را مدیریت نمایید.علاوه بر رعایت تمامی موارد opt-out ، حتما لینک خروج از لیست ارسال را در زیر تمامی ایمیل های ارسالی خود درج نمایید. توجه نمایید که این لینک جعلی نبوده و حتما” عملیاتی باشد.

۴- اگر کاربرانی خارج از قواعد opt-out شما از هر طریق دیگر اعلام عدم تمایل به دریافت ایمیل ها می نمایند ، حتما به صورت دستی آن ها را از لیست خارج نموده و درخواستشان را اجابت نمایید.
۵- لیست های خود را پاک نگهدارید. افراد و ایمیلهای ناموجود ، ناراضی و اعضای قدیمی غیر فعال را به سرعت از لیست ارسال خود خارج کنید. هر از چند گاهی با روش های تعاملی البته کم دردسر اقدام به شناسایی کاربران فعال نمایید.

۶- از لیستهای ایمیل آماده که برای فروش گذاشته می شوند استفاده ننمایید.
۷- قبل از ارسال ایمیل ها به اعضا به چند ایمیل شخصی آن ها را ارسال نموده و وضعیت را از هر نظر بسنجید.

۸- جلوی هر عاملی را که می تواند باعث نارضایتی و شکایت دریافت کنندگان ایمیل گردد را بگیرید و سعی نمایید به هر ترتیب رضایت آنان را در قبال ایمیلهای دریافتی جلب نمایید.
۹- با متقاعد کردن کاربران برای اضافه نمودن آدرس ایمیل شما در بخش contacts و یا trusted senders از راه تشریح مزیتهای آن، در اصطلاح ایمیل خود را نزد آنان white list نمایید.

۱۰- یک اشتباه رایج در ارسال ایمیل های انبوه قرار دادن آدرس ایمیل فرستنده خود در لیست گیرندگان(جهت تست و ..) می باشد، از این خطا بر حذر باشید، چون اغلب سرویس دهنده ها، این نوع ایمیلهای انبوه را به عنوان اسپم شناسایی می کنند.

۱۱- آدرس فرستنده یا from خود را ثابت نگه داشته و تغییر ندهید، اگر تمام موارد را رعایت میکنید، این موضوع به جمع آوری اعتبار مثبت برای شما و از دست نرفتن آن ها خواهد انجامید.

۱۲- از ارسال ایمیل های خود به کاربرانی که ایمیلهای شما بدان ها مرجوع شده و برگشت زده میشود خودداری کنید، تکرار این کار باعث قرار گرفتن IP یا دامین شما در لیست های سیاه می شود، پس در بازه های زمانی منظم آنها را شناسایی کرده و در اولین فرصت ممکن از لیست خود خارج کنید.

۱۳- لیست‌های خود و کاربرانتان را با توجه ویژه به ایمیلهای ریجکت و یا fail شده ، مدیریت نمایید، لیست‌های پاک اولویت بالاتری را در تحویل به خود اختصاص می دهند.

photo-gallery-icon

۱۴- برای آغاز سعی کنید که ایمیلهای فقط متنی و بدون عکس ارسال نمایید. به این ترتیب امتیاز بازگشایی ایمیلهای خود را بالا می برید. ارسال ایمیل های حاوی عکس در محتوای ایمیل میتواند به نادرستی، امتیاز بازگشوده شدن ایمیل های شما را به علت کلیک نکردن دریافت کنندگان بر روی “show images” کاهش دهد.

۱۵- تعداد زیادی عکس را در ایمیل خود اضافه ننمایید، یک تا دو تصویر باید کافی باشد، وگر نه برخی فیلترهای اسپم ایمیل هایتان را نشانه خواهند رفت.

۱۶- تصاویر و یا پیوست های حجم بالا به ایمیل خود الحاق ننمایید. حداکثر حجم توصیه شده جهت ایمیل هایی با ارسال انبوه ۳۰۰ کیلو بایت می باشد، به همین منظور اطمینان حاصل نمایید که مجموع سایز ایمیل با احتساب عکس ها و ضمایم بیش از این مقدار نباشد. همچنین در نظر داشته باشید که اضافه نمودن هر فایل یا تصویر به ایمیل علاوه بر سایز آن فایل به میزان بیش از ۳۰ درصد نیز جهت mime type و انکدینگ فایل مربوطه به حجم کل ایمیل شما خواهد افزود، پس حتما این مورد را هم در محاسبات خود در نظر بگیرید.
۱۷- عکس با سایز بزرگ را در ایمیل خود نگنجانید. اسپم های امروزی معمولا به چنین صورتی هستند.

۱۸- تناسب متن و تصویر ها را رعایت نمایید. یعنی ایمیل شما حاوی حجم بالایی از تصاویر با نوشتار اندک نباشد.

۱۹- از ارسال ایمیل هایی که فقط حاوی یک تصویر و بدون هیچ متنی خارج از تصویر مذکور هستند بپرهیزید.

۲۰- سعی کنید علاوه بر محتوا، ایمیل شما از جنبه ظاهری نیز اعتماد گیرندگان را جلب نماید. به طور مثال از ارسال متون با فونتهای نامناسب و در سایز بزرگ و رنگارنگ جدا” پرهیز کنید. از هر چیزی که ایمیل شما را شبیه اسپم های زرد و بی محتوا میکند پرهیز کنید.

opt-in

۲۱- به اندازه کفایت ایمیل ارسال کنید. بار بالای ایمیل های ارسالی باعث افزایش نارضایتی ، شکایت و درخواست لغو عضویت خواهد شد.

۲۲-کاربران خود را شگفت زده نکنید، اگر آن ها انتظار دریافت ماهیانه یک ایمیل را دارند، روزی یا هفته ای یک ایمیل به آنها نفرستید.(مطمئن شوید آن ها برای دریافت ایمیلهای بیشتر از شما رضایت خود را با روشهایopt-in اعلام نموده اید.)

mobile-blacklist-whitelist

۲۳- آدرس فرستنده و آدرس reply ایمیل های شما باید مطابق و یا کاملا مشابه نام اصلی برند ، شرکت، یا سایتی باشد که اعضای لیست ایمیل شما قبلا” در آن عضو شده اند و آن را کاملا می شناسند، از آدرس های عمومی و غیر مرتبط نظیر یاهو و جی میل جهت ایمیل اکانت reply به هیچ وجه استفاده نکنید.

۲۴- یک اکانت ایمیل به عنوان آدرس reply که معمولا inbox آن را به صورت مداوم چک می کنید را به کار بگیرید.

 

1_index.__large_preview

۲۵- در زمان تست ارسال ایمیل های انبوه هیچگاه از واژه های دقیق بیانگر آزمایشی بودن ایمیل ها (نظیر test یا this is a test message و موارد مشابه) در موضوع یا محتوای ایمیل استفاده نکنید، در غیر این صورت به احتمال زیاد ایمیلهایتان در ارسال های بعدی به عنوان اسپم فیلتر خواهند شد و یا حد اقل امتیاز منفی خواهید گرفت.

۲۶- یک موضوع ایمیل یا subject مناسبی انتخاب نمایید از حروف بزرگ و کلمات روتین و چیپ نظیر “رایگان” ، “ارزان” ،”بی نظیر” ، “شما برنده شده اید” ، “کسب درآمد” ، “هدیه” ، “قرعه کشی” پرهیز کنید.اولین چیزی که گیرندگان ایمیل بدان توجه می کنند، موضوع ایمیل و پس از آن نام و آدرس ایمیل فرستنده است، پس در انتخاب آن ها کمال دقت را مبذول نمایید.

۲۷- قرار دادن راه های ارتباطی معتبر نظیر نشانی، شماره تلفن و فکس باعث اعتبار بخشی به ایمیل های شما خواهد شد.

wordpress-youtube-gallery-big

۲۸- لینک های موجود در ایمیل های خود را بررسی کنید، مطمئن شوید هیچکدام از آن ها در لیست های سیاه قرار نگرفته باشند. اگر دامین های مذکور دارای اعتبار (Reputation) پایینی باشند، سرویس دهنده های ایمیل شما را جریمه خواهند نمود.
۲۹- از لینک هایی که توسط سرویس های کوتاه سازی لینک مانند goo.gl استفاده کرده اند در محتوای ایمیل های خود بهره نبرید.

۳۰- یک تمپلیت ثابت را برای ایمیلهای خود ایجاد و حفظ کنید. هرچه بیشتر قالب مذکور حرفه ای ، ساده و مرتب باشد، اگر چه این عامل به خودی خود در اسپم نشدن ایمیل هایتان تاثیر مستقیم ندارد ولی از آنجا که باعث می شود کاربران به اشتباه ایمیل شما را mark as spam ننمایند، در تجربه احتمال تحویل بالای ایمیلها به کاربران تاثیر بسزایی خواهد داشت.

همچنین از آنجا که اغلب سرورهای ایمیل جهت فیلترینگ ایمیلهای اسپم از سرورهای اسپم که وظیفه لیست نمودن اکانتهای خاطی را دارند بهره می گیرند، این مورد باعث می شود که به اشتباه اسپم شدن ایمیل شما به علت ساختار ظاهریش که باعث اسپم شدن ایمیل شما در سایر سرویس دهندگان نیز میشود، به شکل قابل توجهی کمتر اتفاق بیافتد.

۳۱- برای نوشتن ساختار html نامه خود زمان بگذارید. تگ های غلط و ناقص و لینکهای شکسته باعث احتمال اشکال در تحویل ایمیل شما خواهند شد.

۳۲- از فرم های نیازمند تکمیلHTML در داخل ایمیل خود استفاده ننمایید. ارسال و یا درج فرمهای HTML در بسیاری از شبکه ها به عنوان یک تهدید امنیتی شناخته می شود.

۳۳- از کدهای جاوا اسکریپت در ایمیل های خود استفاده ننمایید.
۳۴- از موارد قابل جایسازی نظیر flash و active-x در محتوای ایمیل خود استفاده نکنید.

۳۵- اگر دنبال روشی مطمئنی برای اسپم شدن ایمیل های خود هستید، در ایمیل هایتان از جاوا اسکریپت و کدهای ویدیوی آنلاین استفاده کنید! در صورت نیاز به استفاده از ویدیو در ایمیل خود تصویری از آن را در ایمیل قرار داده و یک لینک خروجی به ویدیوی مد نظر را بر روی آن قرار دهید.
۳۶- از کپی مستقیم از نرم افزارهایی نظیر word,excel و … پرهیز نمایید، در هنگام paste نمودن محتوا از این نرم افزارها، انبوهی از کاراکترهای بیهوده به محتوای ایمیل شما افزوده خواهند شد.

نمونه های از این تمپلیت های مرتب و زیبا را در اینجا می توانید مشاهده نمایید:

04_Email  01_preview  2_versatile-v2-template-1

۳۷- به قوانین ضد اسپم و سایر مقررات محلی مکانی که گیرندگان شما در آن قرار دارند احترام بگذارید. همچنین به علت تجمیع سازمان های تصمیم گیر در حوزه اینترنت در ایالات متحده، قوانین این کشور را نیز مد نظر قرار دهید.
۳۸- اکانت های ایمیلی در هر یک از سرویس دهندگان معتبر ایجاد و جهت تست تحویل ایمیلهای خود، از ارسال ایمیل به آن ها بهره ببرید. وضعیت را بررسی و درصورت junk یا spam شدن و یا عدم تحویل ایمیل ها ، ترتیب مقتضی را اتخاذ نمایید.

۳۹- اعتبار یا  Reputation  آدرس IP خود را مرتبا”  بررسی و کنترل نمایید، در این خصوص می توانید از ابزارهای آنلاینی نظیر .senderscore.org یا senderbase.org استفاده نمایید.

۴۰- حتما آدرس postmaster@ و abuse@ برای میل دامین خود را ساخته و مرتبا” چک و به ایمیل های شکایت و هشدار ورودی ترتیب اثر فوری دهید، ( موسسه جهانی IETF این نام ها را به عنوان استاندارد جهت گزارش اسپم و سوء استفاده معرفی نموده است) در صورتی که شکایات سرویس دهنده ها به این اکانت ها برگشت بخورد، آنها چاره ای جز معرفی شما به سرورهای لیست اسپم و در نهایت بلک لیست کردن شما نخواهند داشت.

۴۱- پیش از ارسال ایمیل انبوه خود ، از چک کننده های اسپم آنلاین نظیر http://www.spam-checker.com استفاده کرده و امتیاز اسپم محتوای خود را تخمین زده و نسبت به اصلاح موارد توصیه شده اقدام نمایید.

۴۲- با ابزارهایی همچون openrbl.org و multirbl.valli.org بررسی نمایید که نام دامنه یا IP سرور شما در لیستهای سیاه معتبر قرار نگرفته باشد. همچنین این مقاله  را مطالعه نمایید. البته اگر شما در این لیست ها قرار نگرفتید، این بدان معنی نیست که در فهرستهای سیاه سایتهایی همچون AOL ، Yahoo! و… لیست نشده و یا امتیاز منفی نگرفته باشید. حتی ممکن است مراکزی چون AOL, Yahoo , Hotmail , rr.com, Gmail و… IP شما را قبل از این که به سرور شما تخصیص داده شده باشد -یعنی هنگامی که به فرد و سرور دیگری تعلق داشته است- در این لیستها گنجانده باشند.

ب : موارد فنی

۱- اطمینان حاصل نمایید که دامنه هایی که از سرور شما جهت ارسال ایمیل استفاده می نمایند، نوعی احراز هویت مناسب به سرور را به انجام می رسانند. از قبیل :
SPF Record
یک رکورد TXT با مقدار زیر در DNS Zone خود بیافزایید:
v=spf1 a mx ip4:SERVER_MAIN_IP_ADDRESS -all
MSN و Hotmail استفاده از پایان دهنده –all را توصیه می نمایند. اگر قصد ارسال به این سری از گیرندگان را دارید، حتما این موضوع را مد نظر قرار دهید.
DKIM
به بیان فنی ،یک شیوه اصالت سنجی دامین از طریق احراز هویت با استفاده از رمزنگاری است. بهره گیری از این شیوه به ISP ها در جهت شناسایی این مورد که ایمیل های ارسالی از سمت سرور شما مجاز و معتبر هستند، کمک می کند.

spf-lightblog
۲-در مجموعه و یا شبکه خود به هر کلاینتی که قصد ارسال تعداد بالای ایمیل دارد یک آدرس IP مستقل اختصاص دهید ، به عنوان مثال YAHOO! Mail داده های اعتبار سنجی(Reputation) را بر مبنای هر IP ارسال کننده ایمیل به سرورهایش نگهداری می نماید. با انجام این کار، اعتبار سنجی سطح اسپم هر IP را برای یاهو سریع تر و بهتر می کنید.

reputation-management

۳- مراقب باشید مشابه با سارقان اینترنتی رفتار ننمایید:

۳-۱ – از IP برای آدرس ایمیل خود استفاده ننمایید. از یک نام دامنه هاست شده بر روی سرور خود استفاده کنید.
۳-۲- از ارسال مجدد و چندین و چند باره ایمیل های رد شده و برگشت خورده خودداری کنید. این ایمیل ها در آینده نزدیک پذیرفته نخواهند شد بنابر این ارسال دوباره و چند باره آن ها چیزی جز هدر دادن زمان و قرار گیری در بلک لیست ها نخواهد داشت.
۴- از پورت های استاندارد POP3 و SMTP استفاده نمایید.
۵- یک آدرس From همیشگی را به کار ببرید. نام دامنه شما عنصر مهمی از برند شماست، به کارگییری همیشگی آن، به متمایز نمودن ایمیل های ارسالی توسط شما از اسپم ها کمک شایانی خواهد نمود.
۶- قوانین CAN-SPAM را مراعات نمایید.
۷- اطمینان حاصل نمایید که آدرس IP که از آن ایمیل ارسال می نمایید:
۷-۱- یک Reverse DNS  معتبر داشته باشد.
۷-۲- Reverse DNS مربوطه به Hostname تعریف شده در نرم افزار میل سرور شما اشاره نماید. (علاوه بر تخصیص RDNS در ISP بالا دستی ) ، این مورد توسط یک رکورد ptr قابل انجام است.
۸- در داخل سرور خود فرمان زیر را جهت بررسی اتصال Hostname خود با IP اصلی سرور اجرا نمایید.

nslookup your.hostname
و
nslookup YOUR_SERVER_MAIN_IP

( اگر YOUR_SERVER_MAIN_IP آی پی اصلی سرور شما باشد) سیستم می بایست your_hostname (که نام هاست سرور شماست ) را باز گرداند.

email-blacklist

۹- تا جایی که می شود از قابلیت پاسخگوی خودکار یا Auto responder استفاده ننمایید. برای اینکه بدانید این قابلیت چرا زیانبار است، این مقاله را مطالعه کنید.
۱۰- اطمینان حاصل کنید که کاربرانتان گزینه Email forwarding را به طور همیشگی برای ایمیل های خود فعال ننموده باشند، به این دلیل که تضمینی جهت اسپم نبودن ایمیلهای forward شده به Yahoo Aol, Hotmail و… وجود ندارد که در صورت وقوع این مسئله بی شک شناخته شدن ایمیلهایی ارسالی آینده شما به این سرورها به عنوان نا امن و یا اسپم، دور از انتظار نخواهد بود.
البته باز داشتن کاربران از فوروارد نمودن ایمیل های خود کاری دشوار است، در این زمینه باید کاربران را از عواقب فوروارد شدن ایمیل های اسپم و یا حاوی محتوای اسپم به این سرورها آگاه نمود.
۱۱- از فیلترهای اسپم نظیر SpamAssassin برای تمامی اکانت های میزبانی شده در سرور استفاده نمایید، همچنین همیشه از به روز بودن قوانین اسپم در سرور اطمینان حاصل نمایید.

index
۱۲- در موارد امنیتی سرور ایمیل خود سخت گیری های لازم را اعمال نمایید، مطمئن شوید که سرور شما open-relay یا پراکسی نیست. نر م افزار میل سرور خود و سایر نرم افزار های سرور را همواره با جدیدترین patch ها به روز رسانی نمایید تا از منفی شدن سابقه میل سرور خود در نتیجه سوء استفاده اسپمرها از منابع شما جلوگیری نمایید.
۱۳- اگر وب سروری بر روی سرور میل شما Run می باشد (Php and/or cgi/Perl ) از بسته و خاموش بودن و یا رعایت نهایت موارد امنیتی در توابعی که قابلیت سوء استفاده از میل سرور را برای اسپمرها فراهم می سازند (نظیر formmail/cgimail ) اطمینان کامل حاصل کنید.

حتی اگر همه موارد پیشنهادی و بیشتر از آن را نیز به طور کامل اعمال کرده باشید، باز هم شما و کاربرانتان نمی بایست احتمال رویارویی با عدم تحویل و یا دریافت ایمیل ها در پوشه اسپم (در برخی سرویس دهنده های ایمیل )را دور از انتظار ببینید. اطلاع از چگونگی اعمال روال های دریافت سرویس دهندگان کوچک و خصوصی برای ما و انتقال آن به شما غیر ممکن می باشد، تنها در زمینه سرویس دهندگان عمده و مهم می توانید مستندات و دستورالعمل های ذیل را مطالعه نمایید.

aol

 

images

 

Hotmail

 

yahoo

با کارت بانکی باشگاه ایران هاست پولتان به حسابتان باز می گردد.

همین حالا رایگان عضو شوید

مدیر بلاگ

مشخصات مدیر

نوشته های مشابه

‫۲ نظرها

  1. کرون جاب چیه و تو ارسال ایمیل چه نقشی داره
    با هاست لینکس میشه یک سیستم ارسال ایمیل انبوه راه انداخت

    1. cron job معادل schedule task در ویندوز می باشد شما می توانید چندین کار را درسرورهای لینوکسی توسط آن تعریف و در زمان مشخصی آنها را اجرا نمایید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن