فرضیه‌ای که مدام در جهان به آن پرداخته می‌شود و در حال به‌روز رسانی قرار دارد؛ بررسی نتیجه و خروجی فعالیت گروهی است. زمانی که اعضای یک تیم در کنار هم قرار می‌گیرند خروجی آن‌ها با سرعت، دقت و خلاقیت بیشتری همراه می‌شود. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یکی از ابزارهایی به‌شمار می‌رود که فعالیت تیمی را از نظم و ترتیب ویژه‌ای برخوردار می‌کند. یکی از این ابزارهای «ترلو» نام دارد. برای شناخت «ترلو» همراه ما باشید.
مدیریت پروژه با ترلو
ابزارهای مدیریت پروژه به اعضای یک تیم کمک خواهند کرد تا اعضای تیم‌ها فعالیت موثرتری داشته باشند و برای دست‌یابی به یک هدف مشترک حرکت کنند. تا قبل از خلق ابزارهای نوین برای مدیریت پروژه دنیای مدیریت در حال نظریه‌پردازی بود و با ساخت چارچوب‌ها و نظریه‌های جذاب به روند پروژه‌ها کمک می‌کرد. چارچوب‌هایی مثل :
- ساختار کاری ترسیمی ( WBS )
- سبک آبشار ( Waterfall )
- سبک چابک Agile
- اسکرام Scrum و …
اما به‌یاد داشته باشید که همیشه حتی تیم‌های بزرگ هم مجبور به فعالیت دورکاری می‌شوند یا نیاز پیدا می‌کنند در محیطی خارج از دفتر کار فعالیت خود را ادامه دهند!
برای مثال در دوره کرونا بسیاری از برندهای بزرگ، وادار شدند تا دورکار کردن کارمندان خود از شیوع این بیماری در سازمان جلوگیری کنند در این بین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به کمک رهبران خردمند آمد. رهبران با استفاده از ابزاری مثل ترلو توانستند فعالیت و وظایف تیم خود را مدیریت کنند و به نتیجه‌ای مطلوب برسند.
در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای هر یک از افراد تیم وظایف توسط رهبر تیم تقسیم‌بندی می‌شود و عضو تیم با ارائه آمار فعالیت خود هم تیم را در جریان فعالیت‌های خود قرار دادند و هم به تکمیل زنجیره موردنظر کمک کردند. ترلو هم به عنوان یک نرم‌افزار مدیریت پروژه از این قاعده مستثنی نیست و با پیاده‌سازی پلتفرمی ساده، قابلیت درک متاقبل، همکاری بیشتر و یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت پروژه‌ها، ترلو است.
این ابزار مدیریت پروژه می‌توان به شما و تیم‌تان در رسیدن به اهداف‌تان کمک کند و دستیاری عالی برای شما باشد. در این مقاله از ایران هاست ( ارائه‌دهنده‌ی سرور مجازی کانادا ) قصد داریم با بررسی کار این ابزار، معرفی بخش‌های متفاوت آن، مزایا و روش استفاده از آن را به شما عزیزان آموزش دهیم. همراه ما باشید!
ترلو چیست؟
ترلو یکی از بهترین و ساده‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه و همکاری است که به شما کمک می‌کند تا به‌صورتی دقیق‌تر و بهتر پیاده‌سازی اجزای یک پروژه را مدیریت و رصد کنید. شما با استفاده از ترلو متوجه میشوید چه کار‌هایی در حال انجام هستند، هر عضو از تیم به چه کاری مشغول است و فرآیند انجام پروژه در چه مرحله‌ای قرار دارد.
مزایای زیادی که ترلو به کاربران خودش ارائه می‌دهد باعث شده تا بیش از ۴۰ میلیون کاربر را در جهان به خود جذب کند تا حدی که برندهای بزرگی مانند گوگل و ادوبی هم از آن استفاده می‌کنند.
برخلاف دیگر ابزارهای مدیریت پروژه که در ابتدا اطلاعات زیادی را از شما دریافت می‌کنند، تمام امکانات این ابزار به‌صورت کامل بعد از ثبت‌نام در اختیار شما قرار می‌گیرد و کاربران می‌توانند به‌صورت رایگان از تمام امکانات آن استفاده کنند. تمامی قابلیت‌های کلیدی و مهم ترلو که برای مدیریت پروژه به آن‌ها احتیاج دارید، در این ابزار قابلیت استفاده رایگان دارند و تنها برای استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون لازم است مبلغی را به‌صورت ماهانه پرداخت کنید.
جالب است بدانید ترلو به عنوان یک نرم‌افزار مدیریت پروژه با ارائه نسخه مخصوص موبایل دسترسی بیشتری به کاربران خود اهدا کرده است اما چه تفاوتی میان نسخه دسکتاپ و موبایل این پلتفرم وجود دارد؟
اپلیکیشن ترلو به‌گونه‌ای طراحی و پیاده‌سازی شده است که هیچ تفاوتی با نسخه وب ندارد و کاربران به‌راحتی می‌توانند از تمام دسترسی‌های نسخه دسکتاپ در این نسخه نیز استفاده کنند. البته، تعدادی از کاربران گزارش کرده‌اند که اگر روی نسخه وب این پلتفرم تغییراتی را ایجاد کنید، معمولا با تاخیر روی نسخه وب اعمال خواهد شد.
طراحی رابط کاربری ترلو به شما اجازه می‌دهد تا تمام اجزای مورد نیاز برای تکمیل فرآیند پروژه را در یک صفحه مشاهده کنید و برنامه‌ریزی‌های مورد نیاز را به‌کمک یک رویکرد کلی بر تمام روند پروژه به‌کار بگیرید. از طرفی دیگر هم اگر نیاز داشته باشید که عضو جدیدی به کارت‌های مدیریتی خود اضافه کنید یا تسکی را به شخصی بسپارید؛ ترلو این کار را با سرعت بالایی انجام خواهد می‌دهد.
امکان یک‌پارچه‌سازی با برنامه‌های دیگر نظیر گوگل درایو از دیگر مزایای ترلو به‌شمار می‌رود؛ شاید کنجکاو باشید که چه وب‌سایت‌هایی از این قابلیت برخوردار هستند؟ کافیست به سایت ترلو مراجعه کنید و برنامه‌هایی مانند اسلک، گوگل درایو، گیت‌هاب، تلگرام، توییتر و … را مشاهده کنید! استفاده از این برنامه و هدایت اعضای تیم به شیوه موثر می تواند بسیار در رسیدن به طرح کسب و کار سالیانه شما کمک کننده باشد. در مقاله ” طرح کسب و کار چیست” به طور کامل به شرح این موضوع پرداخته‌ایم.
ترلو از چه اجزایی تشکیل شده؟
همان‌طور که تا به اینجای مقاله متوجه شده‌اید، ترلو قابلیت‌های مختلفی در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید با استفاده از آن‌ها، مدیریت بهتر فعالیت‌های خود را میسر کنید؛
— داشبورد
اولین صفحه‌ای که پس از ورود به ترلو با آن مواجه میشوید «داشبورد» است که با استفاده از آن می‌توانید تمام پروژه‌ها و فعالیت‌های مرتبط با آن‌ها را مشاهده و رصد کنید که علاوه بر این روند مانیتورینگ فعالیت اعضای تیم خود هم شرایطی را ایجاد می‌کنید که اطلاعات مناسبی از روند تکمیل فعالیت‌های تیمی به‌دست بیاورند.
بوردهای ترلو با ارائه دسترسی به اعضای تیم اهمیت خودشان را تعیین می‌کنند که برای ارئه چنین دسترسی‌های رهبر تیم می‌تواند از محدودیت‌های موردنظر خود استفاده کند. برای مثال شما می‌توانید تعیین کنید که تنها افراد حاضر در بورد بتوانند تغییراتی را در آن ایجاد کنند یا تمام افراد Workspace اجازه دسترسی و ایجاد تغییرات در بورد موردنظر را داشته باشند.
برای استفاده بهتر از بوردهای ترلو کافیست از گزینه‌های بالایی صفحه (سمت راست) استفاده کنید. پس از باز کردن گزینه‌های این صفحه با گزینه About this board روبه‌رو میشوید که با اضافه کردن متن در آن قسمت، می‌توانید مشخص کنید که بورد شما برای انجام چه پروژه‌ای تعریف شده است. این قسمت برای شما دسترسی لازم برای تعویض تصویر پس‌زمینه، ایجاد استیکرها و تشکیل فیلدهای شخصی و … ایجاد می‌کند که حامل دو گزینه مهم به نام اتوماسیون و Power-Ups است.
همان‌طور که از نام «اتوماسیون» مشخص است، شما با استفاده از این گزینه می‌توانید فرایندهای مدیریت پروژه را به صورت خودکار فعال کنید. برای مثال؛ می‌توانید مشخص کنید زمانی که اگر یک کارت از ردیف «کارهای در حال انجام» به ردیف «کارهای انجام شده» منتقل شود، طی این فرایند شخصی که در حال کار روی آن بوده حذف شود و برای ادامه فرایند فرد دیگری جایگزین او بشود…!
همان‌طور که در بالاتر هم به آن اشاره کردیم، ترلو با ارائه دسترسی کافی برای یک‌پارچه‌سازی بوردها یه پیشبرد اهداف تیمی کمک می‌کند؛ یکی از راهکارهای ترلو ایجاد یک‌پارچه‌سازی همراه با دیگر برنامه‌های دیگر است؛ اما ترلو چطور این ویژگی را پیاده‌سازی می‌کند؟ کاربران می‌توانند با استفاده از قسمت Power-Ups از این ویژگی استفاده کنند؛ جالب است بدانید که امکانات و برنامه‌های مختلفی در این بخش وجود دارد که با کلیک روی هر بخش به‌صورت جداگانه، به دریایی از این ویژگی‌ها دسترسی خواهید داشت.
— لیست‌ها
در این بخش قصد داریم به این سوال پاسخ دهیم که کاربرد اصلی لیست‌ها در ترلو چیست و برای پیاده‌سازی آن‌ها باید چه کاری انجام داد.
لیست‌ها در داخل بوردهای پلتفرم ترلو قرار می‌گیرند دارند و برای دسته‌بندی بخش‌های متفاوت یک پروژه دسترسی‌های لازم را ارائه می‌کنند.
برای مثال در زمینه انجام کارهای متفاوت یک پروژه می‌توان مجموعه فعالیت‌ها را به سه قسمت کارهای فوری، مهم و زمینه‌ساز تقسیم کرد. پس از ایجاد لیست به تقسیم‌بندی موردنظرتان می‌توانید برای هر بورد از این اسامی استفاده کنید و فعالیت‌های مربوط به هر دسته‌بندی را متناسب با حوزه آن فعالیت در بورد مخصوص جای‌گذاری کنید.
ترلو به کاربران خود دسترسی داده است تا هم لیست‌های جدیدی ایجاد کنند و هم جای آن‌ها را به‌راحتی تغییر بدهند؛ زمانی که تصمیم می‌گیرید جای هر بورد را تعویض کنید تنها کافی‌است با استفاده از سیستم «Drag and Drop» برد مورد نظر را انتخاب کنید و آن را تنها در جای مورد نظر رها کنید.
— کارت‌ها
اصلی‌ترین قسمت پلتفرم ترلو، کارت‌های آن است که در داخل لیست‌ها قرار می‌گیرند. شما با استفاده از این کارت‌ها می‌توانید کارهای مختلفی که باید انجام دهید را در آن‌ها وارد کنید. در پایین هر لیست دکمه‌ای برای اضافه کردن کارت‌ها وجود دارد.
با کلیک روی هر کارت، شما می‌توانید محتوای موجود در آن را مشاهده کنید؛ حتی این امکان را خواهید داشت که در کارت‌ها مشخص کنید که چه افرادی باید آن کار را انجام دهند، روی هر کارت برچسب بزنید، تاریخی که باید کار مورد نظر تا آن زمان انجام شود را مشخص کنید، فایل‌هایی را به فایل اضافه کنید و مواردی از این دست.
امکان تعیین برچسب در ترلو یکی از جذاب‌ترین قابلیت‌های آن است. اما کاربرد این برچسب‌ها در ترلو چیست؟
بگذارید کارایی آن را با ذکر یک مثال ساده بیان کنیم. مثلا شما در حال انجام پروژه برای سه شرکت به‌صورت هم‌زمان هستید. اگر شما برای هرکدام از این شرکت‌ها برچسبی را مشخص نکرده باشید، مدیریت کار هرکدام از این شرکت‌ها بسیار سخت‌تر از چیزی که باید، می‌شود.
آموزش کار با ترلو
در ابتدای آموزش ترلو، شما ابتدا باید وارد وب‌سایت این پلتفرم به آدرس Trello.com شوید. بعد از آنکه فرایند ثبت‌نام را طی کردید، صفحه زیر برای اولین‌بار به شما نمایش داده خواهد شد. ترلو به شما این امکان را داده است که با کلیک روی گزینه Create a new board، اولین بورد خود را بسازید.
دیگر قابلیتی که ترلو در اختیار شما قرار می‌دهد، امکان ساختن تیم است. شما با ساختن تیم در ترلو می‌توانید کار خود را به‌صورتی حرفه‌ای‌تر پیش ببرید. برای انجام این کار تنها کافیست که روی گزینه Create a team کلیک کنید.
در این مرحله شما باید نام تیم، نوع آن و توضیحاتی در مورد تیم خود وارد کنید. بعد از وارد کردن اطلاعات مورد نیاز، شما باید روی گزینه Continue بزنید تا گزینه مربوط به دعوت افراد برای حضور در تیم شما نمایش داده شود.
اگر قصد دارید که افرادی را به تیم خود دعوت کنید، تنها کافیست که ایمیل آن‌ها را در قسمت نشان داده شده در تصویر زیر وارد کنید تا دعوت‌نامه برای آن‌ها ارسال شود.
بعد از ساختن تیم و ایجاد بوردها، شما باید روی یکی از این بوردها بزنید تا صفحه مربوط به آن باز شود. نحوه ساختن لیست و کارت‌ها را در بخش قبلی توضیح داده‌ایم. این دو قسمت از ارکان اصلی مدیریت تیم‌ها و پروژه‌ها هستند و برای مدیریت تیم‌های خود بسیار به آن‌ها نیاز دارید.
یکی از اصلی‌ترین قابلیت‌های کارت‌های ترلو، امکان اضافه کردن کاور برای آن‌ها است. کاورها را به‌نوعی می‌توانیم مکمل برچسب‌ها بدانیم که کارهای شما را دسته‌بندی می‌کند و سرعت انجام آن‌ها را افزایش خواهد داد. این موضوع در فضای یک استارتاپ بسیار مهم و جدی تلقی می‌شود در مقاله “استارتاپ چیست” در مورد این نوع کسب و کار توضیحات بیشتری ارائه داده ایم.
جمع‌بندی
شاید برای نسل جدید استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه امری متداول به‌شمار برود اما لازم است بدانید دنیای مدیریت نوین با ارائه چارچوب‌های کلی به شکل‌گیری این نرم‌افزارها کمک کردند. شما از چه نرم‌افزاری برای بهبود فعالیت تیم استفاده می‌کنید؟ با ما در میان بگذارید
ترلو را بدون هیچ بزرگ‌نمایی می‌توانیم بهترین برنامه مدیریت پروژه و کارگروهی به‌حساب آوریم که قابلیت‌های مختلفی را دراختیار کاربران خودش قرار می‌دهد. شما برای استفاده از این پلتفرم اصلا نیازی نیست که هزینه‌ای را پرداخت کنید و استفاده از قابلیت‌های اضافه‌تر آن نیازبه پرداخت هزینه دارد.
البته، نباید از این موضوع هم غافل شویم که ترلو دارای رقیبان جدی مانند آسانا است که هرکدام از آن‌ها توانایی‌ها و قابلیت‌های منحصربه‌فرد خود را دارند. شما باید برای استفاده از برخی از این پلتفرم‌ها هزینه‌ای را پرداخت کنید و ترلو با استفاده از همین موضوع توانسته کاربران زیادی را جذب کند.