سرویس ارسال انبوه ایمیل چیست؟

ارسال ایمیل انبوه به کاربران، روشی متداول در بین کسب‌و‌کارها، به‌ویژه کسب‌و‌کارهای آنلاین، برای برقراری ارتباط موثر با مخاطبان و جذب مشتریان جدید است. این فرایند تنها برای تبلیغات صورت نمی‌پذیرد. ممکن است تعداد بسیار زیادی از کاربران، منتظر اطلاع رسانی رویدادی از جانب شما باشند. گاهی آموزش بعضی دستورالعمل‌های موسسات آموزشی، از طریق ایمیل به تعداد بسیار بالایی از فراگیران ارسال خواهد شد. در این مقاله می خوانید که سرویس ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی چیست؟ اگر مالک یک کسب و کار هستید، ارسال ایمیل می‌تواند نقش پررنگی در موفقیت شما داشته باشد.

سرویس ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی چیست ؟

سرویس ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی به فعالیتی گفته می‌­شود که در آن، نامه‌­های الکترونیکی به گروه بزرگی از دریافت کنندگان در بازه های زمانی مشخص ارسال می‌شود. سرویس ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی، می‌­تواند یک پیام تبلیغاتی، اطلاع رسانی و یا بازاریابی باشد که بصورت یکجا یا گروهی به تعداد زیادی دریافت کننده ارسال می­‌شود. اگر بتوانید با کسب اجازه از مشتریان خود به آنها ایمیل‌هایی ارسال کنید و خودشان نیز مایل به دریافت آن باشند، با هزینه­‌ای کم می­‌توانید یک ارتباط معنا دار با بازدهی بالا با آنها ایجاد کنید.

توجه داشته باشید مرز بین ارسال ایمیل انبوه  (ارسال ایمیل تبلیغاتی) و ارسال هرزنامه (Spam) بسیار باریک است. قطعا ارسال میلیون‌ها ایمیل در روز، می‌تواند نشانی از ارسال هرزنامه باشد و بسیاری از شرکت‌های سرویس دهنده آن را به عنوان سو استفاده از بستر سرویس در نظر می‌گیرند. لذا باید چهارچوب‌های مشخصی را رعایت کنید.

انواع روشهای ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی

برای دیدن عکس با وضوح بیشتر بر روی عکس کلیک کنید

ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی قانونی

• در این نوع از ارسال، طی یک پروسه مشخص، گیرنده قبلا تایید کرده که تمایل به دریافت ایمیل دارد.
• در متن نامه، یک لینک برای لغو دریافت ایمیل وجود دارد.
• نام ارسال کننده کاملا واضح و مشخص است.
• اطلاعات بطور مداوم به روز رسانی می‌­شوند.

ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی ناخواسته یا هرزنامه

• گیرنده‌­ها، تمایلی به دریافت این نوع از ایمیل­ها ندارند.
• در متن نامه، گزینه‌­ای برای لغو دریافت ایمیل وجود ندارد و یا اگر وجود دارد، یک لینک شکسته یا غیر واقعی است.
• محتوای آن بصورت سفارشی نیست و برای تمام گیرنده‌­ها، محتوای یکسانی ارسال می­شود.
• معمولاً لیست ایمیل گیرنده‌­ها به روز رسانی نمی‌­شود.

برخی از کاربران، تمایل خود را برای دریافت چنین ایمیل‌هایی اعلام می­‌کنند. برای مثال، برخی از کاربران تمایل دارند پیام‌هایی در خصوص محصولات جدید یک شرکت دریافت کنند و یا از کنفرانس ها و رویداد های یک سازمان اطلاع داشته باشند. اما از نظر دیگر کاربران، این ایمیل‌ها می­‌تواند هرزنامه (Spam) باشد.

مزایای ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی چیست ؟

یکی از چالش‌هایی که ممکن است شما به عنوان مالک یک وب­سایت یا کسب و کار با آن سرورکار داشته باشید، جذب کاربران به وب‌سایت است. بسیاری از سازمان‌ها، متخصصین SEO (بهینه سازی جایگاه وب‌سایت در موتور های جستجو ) استخدام می­‌کنند تا رتبه بندی وب­سایت­‌شان را در موتورهای جستجو ارتقا دهند. با این حال، افزایش بازدید و ترافیک وب‌سایت لزوما به معنای افزایش فروش نیست. اینجا، جایی است که ارسال ایمیل با محتوای با کیفیت به مشتریان بالقوه، می‌­تواند نقش مهمی‌ بازی کند. اگر می‌­خواهید به صدها مشتری بالقوه در کمترین زمان ممکن دست پیدا کنید، ارسال ایمیل ایده خوبی است.

نکته دیگر اینکه، در دیگر انواع تبلیغات، تقریبا نمی‌­توانید بازخورد هر تبلیغ را پیگیری کنید. برای مثال، نمی‌­توانید بفهمید چند نفر به تبلیغات شما در روزنامه و تلویزیون پاسخ داده‌­اند. برخلاف دیگر روش‌های تبلیغاتی، ارسال ایمیل به شما این امکان را می‌­دهد که بتوانید آمار کاربران را تحلیل کنید و دقیقا بفهمید چه مقدار از سرمایه گذاری شما بازخورد داشته است. برای مثال، می­‌توانید دریابید چه تعدادی از افراد، بر روی لینکی که در ایمیل قرار داده‌­اید کلیک کرده­‌اند.

نحوه ارسال ایمیل انبوه تبلیغاتی

برای ارسال ایمیل انبوه، نیاز به یک سرویس ارسال انبوه ایمیل و محیطی بدون محدودیت برای ارسال ایمیل دارید. بدین منظور ‌می‌توانید از سرویس ایمیل اختصاصی استفاده کنید. این سرویس‌ها برخلاف میزبانی ایمیل اشتراکی، دارای محدودیت در ارسال نیستند و شما به راحتی می‌­توانید بدون محدودیت اقدام به ارسال ایمیل انبوه کنید. حتی می‌­توانید با vps ایران یا خرید سرور اختصاصی ایران و خارج نرم ­افزار ارسال کننده ایمیل را بر روی آن نصب کنید و یک سرور ارسال ایمیل انبوه داشته باشید.

نکات مهم در ارسال ایمیل انبوه

برای تاثیر گذاری بیشتر، نکاتی هستند که هنگام ارسال ایمیل انبوه باید در نظر داشته باشید:

• تمرکز را حفظ کنید

هدف از ارسال ایمیل انبوه را مشخص کنید. آیا ‌می‌خواهید مشتریان شما، یک محصول را خریداری کنند یا برای نوعی از خدمات ثبت نام کنند؟ تمام تمرکز خود را بر روی چیزی بگذارید که از مشتریان ‌می‌خواهید و کل ایمیل‌های خود را حول آن متمرکز کنید.

• سفارشی سازی کنید

تا جایی که می­‌توانید از نام مشتریان استفاده کنید. به عنوان مثال، با وقوع مناسبت‌های خاص مانند سالروز تولد، به آنها ایمیل بزنید و به علایق آنها بپردازید. مطالعات نشان می­‌دهد سفارشی سازی ایمیل‌ها بر­اساس داده‌­های رفتاری کاربران، تاثیر زیادی بر بازدهی فرایند ارسال ایمیل انبوه دارد.

• محتوای با ارزش ایجاد کنید

همانطور که گفته شد، مرز ارسال انبوه ایمیل تبلیغاتی و هرزنامه بسیار باریک است. لذا مراقب باشید در این تله گرفتار نشوید. اگر احساس می­‌کنید ایمیلی که قصد ارسال آن را دارید محتوای ارزشمندی ندارد، آن را ارسال نکنید. مشتریان شما حتما متوجه این مورد خواهند شد که شما به ارزشمند بودن زمان آنها احترام می‌­گذارید.

فراموش نکنید ارسال ایمیل انبوه با استفاده از زیر ساختی مطمئن و ساز و کاری مشخص و پایدار، روشی پر بازده برای ارتباط با مشتریان بالقوه است.

آشنایی یا چند ترفند ارسال انبوه ایمیل

• • اگر قصد ارسال تعداد زیادی ایمیل در روز را دارید، با حداکثر ۱۰۰۰۰ ایمیل در روز شروع کرده و به آهستگی در طی ۳ تا ۶ ماه این مقدار را افزایش دهید.

• • مشترکین را به عضویت خبرنامه خود در آورید. به عبارت بهتر از opt-in و  double opt-in استفاده نمایید.برای کسب اطلاعات در حوزه ی خبرنامه چیست به شما پیشنهاد می شود مقاله ما را مطالعه نمایید.

• لیست های خود را پاک نگهدارید. افراد و ایمیلهای ناموجود ، ناراضی و اعضای قدیمی غیر فعال را به سرعت از لیست ارسال خود خارج کنید. هر از چند گاهی با روش های تعاملی البته کم دردسر اقدام به شناسایی کاربران فعال نمایید.
• از لیستهای ایمیل آماده که برای فروش گذاشته می شوند استفاده ننمایید.
• جلوی هر عاملی را که می تواند باعث نارضایتی و شکایت دریافت کنندگان ایمیل گردد را بگیرید و سعی نمایید به هر ترتیب رضایت آنان را در قبال ایمیلهای دریافتی جلب نمایید.
  ۹- با متقاعد کردن کاربران برای اضافه نمودن آدرس ایمیل شما در بخش contacts و یا trusted senders از راه تشریح مزیتهای آن، در اصطلاح ایمیل خود را نزد آنان white list نمایید
• آدرس فرستنده یا from خود را ثابت نگه داشته و تغییر ندهید، اگر تمام موارد را رعایت میکنید، این موضوع به جمع آوری اعتبار مثبت برای شما و از دست نرفتن آن ها خواهد انجامید.
• از ارسال ایمیل های خود به کاربرانی که ایمیلهای شما بدان ها مرجوع شده و برگشت زده میشود خودداری کنید، تکرار این کار باعث قرار گرفتن IP یا دامین شما در لیست های سیاه می شود، پس در بازه های زمانی منظم آنها را شناسایی کرده و در اولین فرصت ممکن از لیست خود خارج کنید.
• تصاویر و یا پیوست های حجم بالا به ایمیل خود الحاق ننمایید. حداکثر حجم توصیه شده جهت ایمیل هایی با ارسال انبوه ۳۰۰ کیلو بایت می باشد، به همین منظور اطمینان حاصل نمایید که مجموع سایز ایمیل با احتساب عکس ها و ضمایم بیش از این مقدار نباشد. همچنین در نظر داشته باشید که اضافه نمودن هر فایل یا تصویر به ایمیل علاوه بر سایز آن فایل به میزان بیش از ۳۰ درصد نیز جهت mime type و انکدینگ فایل مربوطه به حجم کل ایمیل شما خواهد افزود، پس حتما این مورد را هم در محاسبات خود در نظر بگیرید.
• در زمان تست ارسال ایمیل های انبوه هیچگاه از واژه های دقیق بیانگر آزمایشی بودن ایمیل ها (نظیر test یا this is a test message و موارد مشابه) در موضوع یا محتوای ایمیل استفاده نکنید، در غیر این صورت به احتمال زیاد ایمیلهایتان در ارسال های بعدی به عنوان اسپم فیلتر خواهند شد و یا حد اقل امتیاز منفی خواهید گرفت.
• یک موضوع ایمیل یا subject مناسبی انتخاب نمایید از حروف بزرگ و کلمات روتین و چیپ نظیر “رایگان” ، “ارزان” ،”بی نظیر” ، “شما برنده شده اید” ، “کسب درآمد” ، “هدیه” ، “قرعه کشی” پرهیز کنید.اولین چیزی که گیرندگان ایمیل بدان توجه می کنند، موضوع ایمیل و پس از آن نام و آدرس ایمیل فرستنده است، پس در انتخاب آن ها کمال دقت را مبذول نمایید.
• اکانت های ایمیلی در هر یک از سرویس دهندگان معتبر ایجاد و جهت تست تحویل ایمیلهای خود، از ارسال ایمیل به آن ها بهره ببرید. وضعیت را بررسی و درصورت junk یا spam شدن و یا عدم تحویل ایمیل ها ، ترتیب مقتضی را اتخاذ نمایید.

مناسب ترین سرویس ارسال ایمیل انبوه

خدمات هاست ایمیل می‌تواند بر روی هر دو نوع میزبانی‌های اشتراکی و یا اختصاصی به شما عرضه گردد. هاست اشتراکی به‌دلیل محدودیت در دسترسی به منابع سرور، قابلیت پشتیبانی از ارسال ایمیل انبوه را نخواهند داشت. در این سرویس‌ها محدودیت ارسال و دریافت تعداد مشخصی ایمیل در با‌زه‌های زمانی معین وجود دارد. در صورت اسپم شناسایی شدن ایمیل‌های ارسال شده از طرف سرور توسط آنالیزورهای سیستم ایمیل، آی پی کل سرور بلاک شده و فعالیت تمام کاربران سرور اشتراکی مختل خواهد شد.

از طرفی صندوق‌های ارسال و دریافت در میزبانی‌های اشتراکی، دارای محدودیت در حجم قابل اختصاص هستند. هم‌چنین در صورت دنبال کردن اهداف بازاریابی، نیاز به بهره‌گیری از قالب‌ها و ابزارهای ویژه‌ای خواهید داشت که امکان نصب آن‌ها بر روی میزبانی‌های اشتراکی وجود ندارد.

با ذکر موارد فوق، لازم است سرویس ارسال ایمیل انبوه خود را بر روی سرورهایی انتخاب کنید که دارای منابع اختصاصی جهت پهنای باند، رم (RAM) و پردازنده (CPU) بوده و ترجیحا برای ارائه این نوع خدمت خاص در نظر گرفته شده باشند. در سرور اختصاصی شما امکان نصب پلتفرم‌های مورد نیاز برای ارسال ایمیل انبوه را خواهید داشت. هم‌چنین محدودیت‌های حجم در ایمیل‌های صندوق‌های ارسال و دریافت نیز از بین می‌روند.

جلوگیری از اسپم تلقی شدن ایمیل‌های انبوه

با ارسال هم‌زمان ایمیل انبوه به آدرس میل‌سرورهایی مانند یاهو، جی‌میل و… عموما مشکوک تلقی شده و احتمال اسپم (Spam) بودن ایمیل‌ها از طرف این سرویس‌دهنده‌ها وجود دارد. در نتیجه IP میل سرور به‌صورت موقت بلاک می‌گردد. این موضوع باعث تاخیر در دریافت و ارسال ایمیل بین شما و کاربران شده و موجب نارضایتی مخاطبان می‌گردد.

اسپم‌ها ایمیل‌های ناخواسته‌ای هستند که عموما با اهداف تجاری برای تعداد بسیار زیادی از کاربران، بدون کسب اجازه از آن‌ها ارسال می‌گردند. برای این‌که ایمیل‌های انبوهی که به کاربران خود ارسال می‌کنید، از نظر نرم‌افزارهای فیلتر کننده اسپم تلقی نشوند، می‌توانید از قانون CAN-Spam که مخفف عبارت The Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing است، بهره ببرید. این قانون که توسط ایالات متحده در سال ۲۰۰۳ به تصویب رسیده، ناظر بر حجم و محتوای پیام‌های ارسالی میان کاربران و تعیین تفاوت بین ایمیل‌های تجاری و تبلیغاتی است.

۷ استاندارد برای جلوگیری از اسپم شدن ایمیل

• حقیقت را بیان کنید: موضوع و متن ایمیل ارسالی منطبق باشد و مخاطبان را گمراه نکنید.
• خود را معرفی کنید: برای ارسال انبوه ایمیل اطلاعات و معرفی‌نامه واقعی خود را در متن ایمیل جای دهید.
• ایمیل‌های تبلیغاتی را مشخص کنید: شما حق دارید که گاهی از سرویس ایمیل انبوه خود برای ارسال تبلیغات استفاده کنید. برای اینکه ایمیل‌های تبلیغاتی شما اسپم تلقی نشوند، این موضوع را صریحا مطرح کنید: “این یک ایمیل تبلیغاتی است.”
• اطلاعات تماس ارائه دهید: حتما در متن ایمیل اطلاعات فیزیکی واقعی محل فعالیت خود را با فرض امکان برقراری ارتباط از طرف کاربر، بیان کنید.
• حق انتخاب به مخاطبین بدهید: مخاطبان شما باید بتوانند در صورت تمایل، از دریافت مجدد ایمیل از طرف شما خودداری کنند. لینک‌های انصراف را به آن‌ها ارائه دهید.
• به خواسته‌ کاربر احترام بگذارید: درصورتی‌که کاربران تمایل به دریافت ایمیل نداشته باشند، می‌بایست طی ۱۰ روز از لیست دریافت‌کنندگان شما حذف گردند.
• پاسخ‌گو باشید:برای سرویس ارسال ایمیل‌های خود و اهداف آن‌ها می‌بایست امکان ارائه توضیحات مقتضی را داشته باشید.

علاوه بر رعایت قانون فوق، موارد دیگری را هم رعایت کنید. مثلا از ارسال ایمیل با پیوست‌های زیاد و حجم بالا خودداری کنید. یا از رنگ‌های سبز و قرمز در متن ایمیل خود استفاده نکنید.

آنچه برای سرویس ارسال ایمیل انبوه باید در نظر بگیریم

در نهایت برای راه‌اندازی خدمات سرویس ارسال ایمیل انبوه ابتدا قوانین عمومی برای سرویس ارسال ایمیل‌های انبوه و اسپم نشدن ایمیل‌ها را در به‌دقت مطالعه کنید. سپس تخمینی از تعداد ایمیل‌های ارسالی مورد نظر و کاربران هدف را تعیین کنید. با توجه به حداقل حجم مورد نیاز، پهنای باند مصرفی و محل دریافت ایمیل‌ها (داخل یا خارج از کشور) به بررسی ارائه‎ دهندگان هاست مناسب پرداخته و سرویس میزبانی ایمیل خود را تهیه نمایید. با توجه به اهداف ارسال ایمیل (اعم از اطلاع رسانی، بازاریابی و…) نرم‌افزار یا پلتفرمی متناسب را بر روی سرور خود نصب کرده و فعالیت خود را آغاز نمایید.