اگر در یک جلسه کاری شرکت کنید، احتمال این که واژه KPI یا شاخص کلیدی عملکرد را بشنوید، بسیار زیاد است. KPI ها در کسب و کارهای مدرن وجود دارند و استفاده درست از آنها می‌تواند گام بلندی در جهت دستیابی یک شرکت یا سازمان به اهدافش باشد. درواقع شاخص کلیدی عملکرد یا KPI ها ابزارهای بسیار مهمی برای جهت‌یابی موفقیت و تصمیم‌گیری‌های کلیدی در مجموعه‌ها هستند. در ادامه این مقاله می خوانید که KPI مخفف چیست؟ به چه معنی است؟ انواع KPI چیست؟ و این شاخص چطور تعیین می‌شود؟
KPi چیست؟
Kpi که در فارسی به آن ” شاخص کلیدی عملکرد” گفته می‌شود، یک مقدار قابل اندازه گیری است. این مقدار نشان می‌دهد که یک شرکت یا سازمان چطور به شکل موثری به اهدافی که برای کسب و کار خود مشخص کرده، رسیده است. سازمان‌ها از KPi در سطوح مختلف برای ارزیابی موفقیت خود در رسیدن به اهدافشان استفاده می‌کنند. در این مقاله از گروه ایران هاست ( ارائه دهنده‌ی خدمات هاست لینوکس ایران ) بیشتر در مورد انواع kpi ها صحبت می کنیم.
kpi مخفف چیست؟
Kpi مخفف سه کلمه Key Performance Indicator است.
شاخص‌های کلیدی عملکرد به دو دسته تقسیم بندی می‌شوند:
- شاخص‌های کلیدی عملکرد سطح بالا
- شاخص‌های کلیدی سطح پایین
شاخص‌های کلیدی سطح بالا بر عملکرد کلی یک کسب و کار تمرکز کرده و آن را اندازه گیری می‌کنند. این در حالی است که KPiهای سطح پایین بر فرآیندهای سطح پایین‌تری مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و مواردی از این دست تمرکز دارند.
نحوه تعریف KPI یا همان شاخص کلیدی عملکرد چگونه است؟
تدوین استراتژی برای تعیین نحوه تعریف KPI کار بسیار حساسی است. برخی از سازمان‌ها از KPI های شناخته شده و معمولی برای این منظور استفاده می‌کنند. نتیجه این بی توجهی آن است که وقتی به شاخص‌های کلیدی عملکرد خود نگاه می‌کنند متوجه می‌شوند که اندازه گیری این مقیاس‌ها هیچ تأثیر مثبتی روی رشد کسب و کار و دستیابی آنها به اهدافشان نداشته است.
نکته بعدی این است که اغلب KPI با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می‌شود. البته هردوی این‌ها با یک هدف مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما شاخص کلیدی عملکرد باید با توجه به اهداف مهم یا اصلی کسب و کار تعریف شوند.
سوالات مهم در تعریف شاخص کلیدی عملکرد
برای تعریف KPI بهتر است ابتدا این سؤالات را مطرح کنید:
• نتیجه مورد نظر مجموعه شما چیست؟
• چرا رسیدن به این نتیجه مهم است؟
• مجموعه شما پیشرفت را چطور اندازه گیری می‌کند؟
• چگونه می‌توانید بر نتیجه نهایی تأثیر بگذارید؟
• چه کسی مسئول نتیجه کسب و کار است؟
• با چه معیاری می‌سنجید که آیا به نتیجه مورد نظر خود رسیده‌اید یا خیر؟
• نتیجه کار و پیشرفت خود را هر چند وقت یک بار اندازه گیری می‌کنید؟
حالا به عنوان مثال، کسب وکاری را در نظر بگیرید که اصلی‌ترین هدف آن افزایش درآمد فروش در سال جاری است. پاسخ پرسش‌های فوق برای این شرکت چیزی شبیه به موارد زیر خواهد بود:
• افزایش ۲۰ درصدی فروش در سال جاری
• چون رسیدن به این هدف باعث می‌شود که کسب وکار ما سودآور باشد
• افزایش درآمد به عنوان پیشرفت در نظر گرفته می‌شود
• با استخدام مسئولان فروش بیشتر و تبلیغ کردن برای مشتریان فعلی مجموعه تا محصول بیشتری بخرند
• مدیر فروش مسئول این شاخص است
• در صورتی که در آمد امسال حداقل ۲۰ درصد از درآمد سال گذشته بالاتر رفته باشد یعنی به نتیجه دلخواه رسیده ایم
• این موضوع به صورت ماهانه بررسی خواهد شد
انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد
در مجموعه‌های کاری مدرن یک تیم، مسئول تدوین استراتژی برای نحوه تعریف KPI می‌شود. شناخت انواع KPI به این تیم کمک می‌کند تا شاخص‌های درست را برای این منظور در نظر بگیرند.
انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد شامل موارد زیر می‌شود:
۱- شاخص‌های کمی: شاخص‌های کمی مستقیم‌ترین KPI ها هستند. این شاخص‌ها فقط با یک عدد اندازه گیری می‌شوند. به طور کلی دو نوع شاخص کمی وجود دارد، پیوسته و گسسته.
۲- شاخص‌های کیفی: شاخص‌های کیفی با اعداد اندازه گیری نمی‌شوند. KPI کیفی ویژگی یک فرایند یا تصمیم تجاری است.
۳- شاخص‌های پیشرو: از شاخص‌های پیشرو برای پیش بینی نتیجه ایجاد تغییر در یک فرآیند و تأیید روندهای بلند مدت داده ها استفاده می‌شود.
۴- شاخص‌های تأخیر: بعد از انجام یک اقدام خاص روی یک طرح، برای اندازه گیری نتایج حاصل از آن و بازتاب موفقیت یا شکست آن طرح از این شاخص استفاده می‌شود.
۵- شاخص‌های ورودی: از شاخص‌های ورودی برای اندازه گیری منابع مورد نیاز برای یک فرایند یا پروژه تجاری استفاده می‌شود.
۶- شاخص‌های فرآیند: شاخص‌های فرایند به طور خاص برای سنجش عملکرد یک فرآیند استفاده می‌شوند.
۷- شاخص‌های خروجی: شاخص‌های خروجی، موفقیت یا شکست یک فرایند یا فعالیت تجاری را اندازه گیری می‌کنند.
۸- شاخص‌های عملی: شاخص‌های عملی، فرآیندهای موجود شرکت را در نظر می‌گیرند و تأثیرات آن فرایندها را بر شرکت بررسی می‌کنند.
۹- شاخص‌های جهت دار: شاخص‌های جهت دار روندهای خاصی را در یک شرکت ارزیابی می‌کنند. مثل این که معیارها به چه سمت حرکت می‌کنند؟ آیا آنها در حال بهتر شدن یا بدتر شدن هستند یا وضعیت ثابتی دارند؟
۱۰- شاخص‌های قابل اجرا: شاخص‌های قابل اجرا تعهد و اثربخشی یک شرکت را در اجرای تغییرات تجاری اندازه گیری و منعکس می‌کند.
۱۱- شاخص‌های مالی: شاخص‌های مالی به منظور اندازه گیری ثبات مالی، رشد و دوام کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از رایج ترین KPI های مالی شامل حاشیه سود ناخالص، سود خالص، حساب‌های دریافتی قدیمی و نسبت دارایی‌ها هستند.
Smart Kpi چیست؟
اگر بخواهیم ساده بگوییم که Smart Kpi چیست؟ باید گفت که شاخص کلیدی عملکردی که:
- خاص
- قابل اندازه گیری
- دست یافتنی
- مرتبط
- با محدودیت زمانی
باشد، یک Smart Kpi است.
Smart kpi ها اهمیت زیادی دارند. چون توجه به آنها باعث می‌شود کارمندان یا مدیران شرکت شاخص‌هایی را که روی پیشرفت سازمان و رسیدن آن به اهدافش تأثیری نمی‌گذارند را در نظر نگیرند.
یک مثال برای Smart Kpi برای هر کارمند می‌تواند ۱۵٪ افزایش ماهانه در منابع ورودی را در ماه نشان دهد. این KPI هوشمند است زیرا:
- خاص است یعنی به طور مشخص و روشنی هدف در آن تعیین شده است.
- قابل اندازه گیری است چون می‌توانید میزان ورودی هر کارمند را به طور مشخص اندازه گیری کنید.
- قابل دستیابی است یعنی آن‌قدر بلند پروازانه و دور از دسترس نیست که نتوان به آن دست یافت.
- مرتبط است یعنی قرار است شاخص فروش بیشتر را در تیم فروش اندازه گیری کند.
- زمان‌بندی شده است یعنی مشخص شده که موفقیت این طرح قرار است ماه به ماه اندازه گیری شود.
گزارش KPI چیست؟
گزارش KPI این امکان را برای مدیران فراهم می‌کند سریع و ساده شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را بررسی و تجزیه و تحلیل کنند. به این ترتیب آنها از عملکرد سازمان خود در برابر اهداف استراتژیک تعیین شده مطلع می‌شوند.
گزارش KPI معمولا آن‌قدر ساده و قابل درک است که حتی افراد غیر فنی هم می‌توانند از آن سر دربیاورند. یعنی تقریباً همه افراد یک مجموعه قادر خواهند بود که روند‌ها را تشخیص داده و روابط را در آن درک کنند.
آنچه در این مطلب خواندید یک دید کلی به شما در مورد KPI یا شاخص عملکرد و انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد داد. اکنون بهتر است بررسی کنید که آیا شما در مجموعه یا سازمان خود تیمی برای تدوین استراتژی KPI دارید؟ آیا از این شاخص برای ارزیابی موفقیت‌های خود استفاده می‌کنید؟