ایمیل و اتوماسیون اداری را چگونه مدیریت کنیم

آشنایی با نرم افزارهای مدیریت ایمیل

نرم افزارهای مدیریت ایمیل مانند Outlook همواره مورد استفاده قرار گرفته و محبوبیت زیادی را بین کاربران به دلیل ارایه محیط کاربری ساده و قابل درک کسب نموده است. در این مقاله ماهیت این نرم افزارها را برایتان بیشتر توضیح خواهیم داد. در ادامه چند نمونه از نرم افزار مدیریت ایمیل را نام می بریم.

منظور از نرم افزار های مدیریت ایمیل چیست؟

نرم افزار خواننده ایمیل (Email Reader) به یک نرم افزار گفته می شود که جهت مدیریت ایمیل ها در سیستم لوکال استفاده می شود. این مفهوم می تواند به هر نوع نرم افزاری سیستمی که قابلیت اتصال به میل سرور مورد نظر شما را دارد، القا گردد.

در مقابل Email Client گزینه Webmail  قرار دارد که به معنای مدیریت ایمیل ها از طریق وب سایت اصلی ایمیل سرور شما می باشد. برای مثال زمانی که شما ایمیل های خود را از طریق وب سایت Gmail.com چک می نمایید، در واقع در حال استفاده از سرویس Webmail می باشید. اما زمانی که در نرم افزاری مانند Outlook تنظیمات لازم را انجام داده اید تا ایمیل هایتان را از طریق آن نرم افزار و بدون نیاز به ورود به وب سایت Gmail چک نمایید، در حال استفاده از یک Email Client می باشید.

اکثر نرم افزارهای کلاینت ایمیل تنها زمانی فعال می گردند که کاربر آن را اجرا نماید. رایج ترین نوع تنظیم این نرم افزارها، استفاده از سرورهای نوع Mail Transfer Agent MTA و همچنین استفاده از نوع مناسب مامورهای انتقال ایمیل و یا Mail Delivery Agent MDA می باشد. با استفاده از این قابلیت بعد از تنظیم نرم افزار مورد نظر با میل سرور خود، به محض رسیدن یک ایمیل در سرور مربوطه، شما نیز آن را در نرم افزار خود دانلود خواهید کرد.

این نرم افزار های می توانند به طور همزمان به چندین اکانت ایمیل در چندین میل سرور جدا نیز متصل شود و همچنین در این زمان با درخواست کاربر تمامی ایمیل ها را بر روی هارد دیسک سیستم شما دانلود نماید.

معرفی نرم افزارهای مدیریت ایمیل

برخی از نرم افزارهای محبوب مدیریت ایمیل عبارتند از :

  • Em client:

کاربری این برنامه بسیار اسان است وقابلیت ایمیل های چند زبانه را نیز دارد.بدین صورت که با داشتن قابلیت ترجمه در خود نرم افزار می تواند ۳۹ زبان را برای شما ترجمه کند.

  • Microsoft Outlook:

مایکروسافت اوت لوک یکی از نرم افزارهای مدیریت ایمیل است. این برنامه به خصوص در مدیریت ایمیل های سازمانی کاربرد ویژه ای دارد. برای آشنایی بیشتر با اوت لوک و مزایای آن می توانید مقاله کاربرد برنامه outlook را مطالعه کنید.

  • mailbird:

نرم افزار میل برد ظاهری مینیمال دارد و کاربری ان آسان است. در میل برد قابلیت استفاده از trello، slack و ابزار های چت تعبیه شده است که می تواند ارتباط شما با اطرافیان و همکارانتان را آسان تر کند.

  • Mozilla’s Thunderbird:

یکی از برنامه های مدیریت ایمیل موزیلا تاندربرد است که قبلا در مقاله تاندربرد چیست؟ در مورد آن توضیح داده ایم. این برنامه شبیه به مرورگر موزیلا است.

  • Apple inc’s Mail
  • Pegasus Mail

نحوه دسترسی نرم افزار مدیریت ایمیل به سرور

نرم افزارهای ایمیل Client برای دسترسی به میل باکس مربوطه در سرور از دو راه منحصر بفرد استفاده می نمایند. راه اول استفاده از پروتکل Post Office Protocol POP می باشد. این پروتکل به کاربر اجازه می دهد تا تمامی ایمیل های خود را یک به یک بر روی سیستم لوکال خود دانلود نماید و سپس به طورخودکار آن ها را از روی سرور اصلی حذف می کند. گرچه این امکان وجود دارد تا با اعمال تنظیماتی این پروتکل را از حذف تمامی ایمیل ها از روی سرور منع کنید تا در صورت نیاز بتوانید از ماشین دیگری نیز به آن ها دسترسی داشته باشید اما باز هام امکاناتی مانند پرچم گذاری یک ایمیل به عنوان ایمیل خوانده شده و یا ایمیل مهم را نخواهید داشت.

در مجموع پروتکل POP برای افرادی که قصد چک کردن ایمیل خود را از چندین کامپیوتر مجزا دارند ، پیشنهاد نمی شوند.

راه دیگر اتصال به میل سرور برای دریافت محتویات میل باکس، استفاده از پروتکل Internet Message Access Protocol IMAP می باشد. این پروتکل علاوه بر فراهم کردن امکان دانلود ایمیل ها بر روی سیستم لوکل به شما اجازه می دهد تا تمامی آن ها را بر روی سرور اصلی نیز نگهداری نموده و  آن ها را به عنواین مختلف پرچم گذاری کنید.

علاوه بر پروتکل های فوق، معمولا نرم افزارهای ایمیل کلاینت دارای یک محیط کاربری مناسب هستند تا به کاربر اجازه ویرایش و ایجاد متن ایمیل خود را اریه نمایند. همچنین برخی از آنها به کاربر اجازه استفاده از نرم افزارهای ویرایش متن دیگری رانیز می دهند و از فرمت های ایجاد شده زیادی نیز پشتیبانی می نمایند.

متن (Body)و سرآیند (Header) تمام ایمیل ها در نرم افزارهای کلاینت ایمیل با فرمت استاندارد RFC 5322   و از MIME ها برای محتویات غیر متنی و ضمیمه ایمیل های استفاده می نمایند. سرآیند (Header) ایمیل شامل اطلاعاتی مانند آدرس مقصد ایمیل، فیلد های To، Cc، Bcc و همچنین فیلد اصلی آدرس فرستنده  ایمیل می باشد. اطلاعات سرآیند ایمیل به میل سرور کمک می کند تا بتواند ایمیل مربوطه را به مقصد مورد نظر با موفقیت انتقال دهد.

بیشتر بخوانید: ساخت ایمیل رایگان

همانطور که گفته شد، پروسه دریافت ایمیل های میل باکس با استفاده از دو پروتکل محبوب POP3 و IMAP4 انجام می گیرد اما نرم افزارهای فوق از پروتکل دیگری به نام SMTP برای ارسال ایمیل ها استفاده می نمایند.

قابل ذکر است برای فراهم شدن امکان ارسال ایمیل از طریق نرم افزارهای کلاینت ایمیل، باید پورت های پروتکل هایی که در فوق شرح داده شد در سیستم لوکال شما باز باشد، در صورتی که هر یک از پورت های مربوطه بسته باشد، امکان ارسال و دریافت ایمیل از طریق این نرم افزارهای مقدور نمی شود.

همچنین یکی دیگر از استاندارد های مورد استفاده، MIME ها می باشند که برای تبدیل فایل های غیر متنی Attachment و یا ضمیمه ایمیل به کد های باینری برای ارسال به همراه ایمیل کاربرد دارند.

مدیر بلاگ

مشخصات مدیر

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا