ایمیل و اتوماسیون اداری را چگونه مدیریت کنیم

چگونه به سادگی یک ایمیل بسازم؟

امروزه ایمیل، به عنوان یک ابزار ارتباطی بسیار مهم شناخته می‌شود و یکی از کانال‌های بازاریابی، برای ایجاد ارتباط در دنیای کسب‌وکار است. به همین دلیل در ارتباطات روزانه، ایمیل کاربرد گسترده‌ای دارد.

درحال‌حاضر، سرویس‌های رایگان ایمیلِ بسیاری وجود دارند (مانند: Gmail,Yahoo ) که می‌توانید بدون پرداخت هزینه از آنها استفاده کنید. اما نکته مهمی که وجود دارد این است که در سرویس‌ ایمیل رایگان، آدرس ایمیل شما در کنار میلیون‌ها ایمیل دیگر تحت دامنه آن سرویس، ایجاد می‌شود و از طرفی اعتبار یک ایمیل سازمانی را ندارد. بهترین حالت این است که شما بتوانید ایمیلی بسازید، که تحت نام دامنه خود شما باشد.

اما چگونه می‌توان ایمیل ساخت؟ ساخت ایمیل با دامنه اختصاصی چگونه است؟

 

چرا به ایمیل نیاز داریم؟

اهمیتی ندارد شما یک بلاگ‌نویس یا مالک یک کسب‌و‌کار باشید، یک آدرس ایمیل با نام دامنه اختصاصی، شما را از دیگر رقبا، متمایز می‌کند.

ایمیل با دامنه اختصاصی به شما اعتبار می‌بخشد و نشان می‌دهد که شما حرفه‌ای هستید. ضمن اینکه به خاطر سپردن آدرس ایمیل شما نیز، آسان‌تر می‌شود. این روش نشان می‌دهد که شما دارای کسب‌و‌کار واقعی و‌ کاملا جدی هستید.

ساخت ایمیل

چگونه ایمیل با دامنه اختصاصی خود ایجاد کنیم

ایجاد ایمیل اختصاصی کاملا ساده است و با خرید یک دامنه و میزبانی، آغاز می‌شود. اگر پیش از این برای کسب‌و‌کار خود یک سایت راه‌اندازی کرده‌اید، پس شما یک دامنه و میزبانی دارید.

اگر دامنه و میزبانی ندارید، در ادامه به چگونگی خرید دامنه و میزبانی ایمیل و ‌آموزش ساخت ایمیل، خواهیم پرداخت.

خرید دامنه

شرکت‌های بسیاری وجود دارند که برای خرید دامنه‌ می‌توانید به آنها مراجعه کنید. این شرکت‌ها سرویس‌های متنوع و قیمت‌های متفاوتی دارند، بنابراین بر حسب نوع خدمات و قیمت دامنه، می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. نام دامنه باید بر اساس نام و یا نوع کسب‌و‌کار شما باشد.

آدرس ایمیل شما با دامنه اختصاصی، بدین شکل خواهد بود :‌

‌ نام دامنه@نام شما                                       info@mydomain.com

پس از انتخاب یک نام مناسب، می‌توانید از میان پسوند‌های مختلف مانند ,com  ,org net‌ و غیره یکی را برگزینید. در نظر داشته باشید باید نامی ‌را انتخاب کنید که جدید باشد و قبلا توسط شخص دیگری ثبت نشده باشد.

 

انتخاب میزبانی ایمیل

پس از خرید دامنه، باید یک میزبانی ایمیل خریداری کنید. میزبانی را برگزینید که سیستم مدیریت ایمیل مناسب، فضای ذخیره‌سازی کافی و از همه مهم‌تر، پشتیبانی فنی خوبی داشته باشد. با توجه به حساسیت سرویس ایمیل وجود یک پشتیبانی ۲۴ساعته، بسیار ضروری است.

علاوه بر این، برخی موارد دیگری نیز وجود دارند که هنگام تهیه میزبانی ایمیل باید به آنها دقت کنید :

  • رابط کاربری مناسب برای مدیریت ایمیل
  • امنیت
  • سیستم پیشرفته مقابله با هرزنامه‌ها
  • قابلیت راه‌اندازی بر روی دستگاه‌های موبایل
  • ارتباطات رمزگذاری شده

ساخت ایمیل

مکان جغرافیایی سرور

مکان جغرافیایی سرور، بدین معنی است‌ که سرور میزبانی ایمیل شما در کدام کشور قرار داشته باشد. معمولا شرکت‌های میزبانی، کشور‌های مختلفی را برای سرویس‌دهی ارائه می‌کنند. اگر سرور شما داخل ایران باشد، سرعت دسترسی شما از داخل ایران به آنها بیشتر است. اگر قصد ساخت ایمیل ایرانی دارید، بهتر است یک دامنه با پسوند ir و یک میزبانی ایمیل داخل ایران تهیه کنید.

میزبانی ایمیل ابری

سرویس ابری، تکنولوژی جدیدی است که توانسته کیفیت سرویس‌دهی را تا حد قابل توجهی بهبود بخشد. این سرویس‌ها به دلیل ساختار خاصی که دارند، میزان Uptime‌ آنها بسیار بالاست و به عدد ۹۹.۹% می‌رسد، لذا دیگر نگران قطعی سرویس خود نخواهید‌بود.

اگر سرویس ایمیل برای شما دارای اهمیت بالا است و مکاتبات حساسی دارید، هاست ایمیل ابری بهترین انتخاب است.

ساخت ایمیل

آموزش ساخت ایمیل

مرحله ساخت ایمیل در میزبانی‌های مختلف تقریبا یکسان است. در ادامه قصد داریم به آموزش ساختن یک ایمیل، بپردازیم :

ساخت ایمیل در کنترل‌پنل

در حال حاضر کنترل‌پنل‌های متنوعی وجود دارند که توسط شرکت‌های میزبانی، ارائه می‌شوند و هر کدام رابط کاربری مختص خودشان را دارند. اما بطور کلی چهارچوب ساخت ایمیل اکانت، در همه آنها یکسان است:

مرحله اول

برای ساخت ایمیل، ابتدا باید وارد کنترل‌پنل میزبانی خود شوید. اطلاعات کنترل‌پنل و نحوه ورود به آن، پس از خرید، توسط شرکت میزبانی برای شما ایمیل می‌شود.

مرحله دوم

پس از ورود به کنترل‌پنل، به دنبال گزینه “Email Account”‌ و آیکون پاکت‌نامه بگردید. در تمامی کنترل‌پنل‌ها، این آیکون در بخش Email‌ قابل مشاهده است. پس از ورود به این بخش، می‌توانید لیست ایمیل‌های موجود را، مشاهده کنید.

مرحله سوم

با کلیک بر روی گزینه “Create email account”‌  و یا”  “add email account‌، فرم جدیدی باز می‌شود که با پر کردن بخش‌های آن، می‌توانید یک ایمیل جدید بسازید.

 

ساخت ایمیل

 

فرم ساخت ایمیل چند بخش دارد که مهم ترین بخش آنها دو مورد است :

Email address‌: آدرس ایمیل اکانتی است که قرار است آن را بسازید. هر نامی ‌را که وارد کنید، آن نام قبل از آدرس دامنه شما درج می‌شود. به عنوان مثال،‌ اگر نام info‌ را انتخاب کنیم، آدرس زیر را خواهیم داشت :‌

info@mydomain.com

Password‌: برای دسترسی به ایمیل خود باید یک رمز ایجاد کنید. در کادر مربوطه یک رمز برای ایمیل خود وارد کنید. دقت کنید در این بخش از رمز‌های ساده، استفاده نکنید.

بخش‌های دیگر معمولا انتخابی هستند و می‌توانید آن‌ها را وارد نکنید. برخی مربوط به نام و مشخصات فردی شما هستند و برخی دیگر مربوط به تنظیمات ایمیل هستند.

حال می توانید آدرس ایمیل خود را به دیگران معرفی کنید.

 

ورود به محیط مدیریت ایمیل

پس از‌ ساخت ایمیل، زمان آن رسیده که وارد فضای مدیریت ایمیل خود شوید  و ایمیل‌های دریافتی را مشاهده کنید. بسته به نوع میزبانی ، از آدرس‌های متفاوتی برای ورود به ایمیل استفاده می‌شود. عمده‌ترین آدرس‌ها دو آدرس زیر هستند که با عبارت‌ “mail”‌ یا”webmail” ‌ قبل از نام دامنه شما، قرار می‌گیرند. بدین ترتیب، آدرس‌های “وب‌میل” معمولا یکی از این دو آدرس هستند:

Mail.mydomain.com

Webmail.mydomain.com

در صفحه باز شده، آدرس ایمیل و رمزی که برای آن ایجاد کرده بودید را وارد کنید و وارد محیط مدیریت ایمیل شوید.

ساخت ایمیل

 

اتصال ایمیل به Outlook

برخی از شرکت‌های میزبانی به شما اجازه می‌دهند تا بتوانید، ایمیل‌های خود را به نرم‌افزار‌های ثالث (مانند Outlook) متصل کنید. در این حالت، دیگر نیازی نیست هربار برای بررسی ایمیل وارد مرورگر شوید و صفحه وب‌میل را باز کنید.

این امکانی است که به شما این قابلیت را می‌دهد، تا بتوانید تمامی ‌ایمیل‌های خود را از طریق یک نرم‌افزار نصب شده بر روی کامپیوتر،  یا حتی دستگاه‌های موبایل، مدیریت کنید.

یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای مدیریت ایمیل نرم افزار Outlook‌ است. برای مشاهده چگونگی اتصال ایمیل به این نرم‌افزار، می‌توانید این لینک راهنما را مشاهده کنید.

ساخت ایمیل

 

[ratings]

به این نوشته امتیاز دهید
به این نوشته امتیاز دهید
[Total: 0 Average: 0]

با کارت بانکی باشگاه ایران هاست پولتان به حسابتان باز می گردد.

همین حالا رایگان عضو شوید
برچسب ها

نیما حسن زاده

در IT قله های زیادی هست که هنوز فتح نشده اند . . . | مدیر سرور ایران هاست ، کارشناس ارشد مدیریت فناری اطلاعات، کارشناس مهندسی فناوری اطلاعات

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن