ایمیل و اتوماسیون اداری را چگونه مدیریت کنیم

ویژگی بهترین سرویس میزبانی ایمیل برای کسب و کارها

با بررسی کسب و کارها متوجه می‌شویم یکی از ساده ترین روش‌های برقراری ارتباط داخلی و بیرونی آنها، استفاده از ایمیل است. هر کسب و کار مدرن و امروزی، نیاز به ایمیل دارد. اما سوالی که همواره ذهن مدیران کسب و کارها را مشغول می کند، این است که بهترین سرویس ایمیل و پایدارترین سرویس برای کسب و کارها چیست؟ ایمیل علی رغم اینکه یکی از ساده‌ترین روش‌های برقراری ارتباط محسوب می شود، هنگام انتخاب بهترین و پایدارترین شرکتی که این نوع خدمات را ارایه می دهد، با پیچیدگی مواجه می‌شویم.

برای ساخت ایمیل می توانید مقاله ساخت ایمیل شخصی را مطالعه کنید.

انواع میزبانی ایمیل

در ابتدا بهتر است بگوییم میزبانی ایمیل چیست؟ به سرویسی است که به شما این امکان را می دهد که یک آدرس ایمیل سفارشی تنظیم کنید سرویس میزبانی ایمیل می گویند.

بهترین سرویس های ایمیل و پایدارترین سرویس ویژگی‌هایی باید داشته باشد که  بتوان آن را جزو این دسته از خدمات معرفی نمود. این ویژگی‌ها شامل مواردی همچون امکان ارسال از دامنه سفارشی، پشتیبانی فنی، رعایت اصول امنیتی، فضای ذخیره سازی، محدودیت در حجم ارسال، محدودیت در کمیت ارسال و اسپم نشدن ایمیل‌ها می‌شوند.

قبل از پرداختن به ویژگی هایی که بهترین سرویس ایمیل و پایداری ترین سرویس ایمیل را می سازند، می بایست ابتدا انواع میزبانی ایمیل‌ را بررسی کنیم. به صورت کلی ۳ نوع مدل میزبانی ایمیل وجود دارند که می بایست آنها را بشناسید:

۱. میزبانی وب سایت به همراه ایمیل

بیشتر شرکت های ارایه دهنده خدمات میزبانی، همراه میزبانی وب سایت خود، سرویس هاست ایمیل به صورت رایگان ارایه می دهند. به عنوان مثال، اگر شما خدمات میزبانی وب سایت خود را از طریق ارائه دهنده ای همانند ایران هاست تهیه نمایید، می توانید پست الکترونیکی خود را هم در آنجا میزبانی کنید.

۲. سرویس ایمیل مستقل

این سرویس که یک سرویس اشتراکی است اجازه میدهد از پرداخت هزینه های اضافی برای میزبانی وب سایت اجتناب کنید. در واقع خدماتی را برای شما مهیا میکند، که با حذف هزینه‌‌ی میزبانی وب سایت باعث صرفه جویی در هزینه های کسب و کار شما میشود. همچنین این سرویس شما را قادر می سازد وب سایت خود را در یک شرکت میزبانی کنید و ایمیل‌های خود را در شرکتی دیگر.

۳. سرویس ایمیل اختصاصی

سرویسهای ایمیلی که به صورت انحصاری و مربوط به فعالیت یک کسب و کار در نظر گرفته میشوند را، هاست ایمیل اختصاصی می گویند. این سرویس باید از لحاظ امنیتی بسیار تقویت شده باشند.

ما در ادامه، به طور خاص به ویژگیهای ارائه دهندگان سرویس ایمیل (خدمات ایمیل) میپردازیم. اگر شما به دنبال یک سرویس خوب ایمیل برای کسب و کارتان هستید، یا به دنبال بهترین سرویس برای ایمیل کسب و کارها میگردید، توصیه های ما را برای بهترین خدمات ایمیل بررسی کنید.

بیشتر بخوانید: ساخت ایمیل سازمانی

 

بهترین سرویس ایمیل

ویژگی های بهترین سرویس ایمیل

شرکتهایی که سرویس ایمیل و خدمات مربوط به پست الکترونیکی را ارائه میدهند، ویژگیها و خصوصیات یکسانی دارند و معمولاً از یک سری ویژگیهای استاندارد استفاده مینمایند:

  • امکان ارسال و دریافت ایمیل بدون خطا
  • امکان استفاده از ایمیل در مرورگر (وب میل)
  • امکان استفاده از ایمیل در نرم افزارهای ایمیل کلاینت (همانند Outlook)

در کنار این ویژگی‌های استاندارد، ویژگی‌های دیگری وجود دارند که یک سرویس ایمیل خوب و پایدار را می سازند.

۱دامنه های سفارشی

دامنه های سفارشی تمام میزبان های سرویس ایمیل به شما اجازه ایجاد حساب های ایمیل با استفاده از آدرس دامنه وب سایت شرکت خودتان را می دهند. لذا شرکتی که انتخاب می کنید می بایست این قابلیت را به عنوان حداقل خدمات قابل عرضه داشته باشد.

۲پشتیبانی ۲۴/۷

اگر شما از قبل مدیر سرور در شرکت دارید، نیازی به استخدام شخصی برای مدیریت ایمیل های خود ندارید. اما اگر این شخص را ندارید، بسیار مهم است از شرکتی خدمات ایمیل دریافت نمایید که خدمات پشتیبانی فنی به صورت ۲۴ ساعته در ۷ روز هفته ارایه می دهد. بنابراین شرکتی را انتخاب کنید که همیشه وقتی سوالی دارید یا با مشکلی مواجه شدید حضور مفید داشته باشد.

۳ویژگی های امنیتی

در زمینه ی پست الکترونیکی برای کسب و کار ها هیچ چیزی مهم تر از امنیت نیست. پس شرکتی را انتخاب نمایید که تمام اصول امنیتی را رعایت نموده و امکانات امنیتی و حفاظتی همانند سیستم های ضد اسپم، آنتی ویروس، گواهی های SSL معتبر و غیره را ارایه نمایند.

۴ذخیره سازی صندوق پستی

اگر کارمندان شما اطلاعات مهم کسب و کار شما را ارسال و دریافت می کنند، آنها نیاز به مقدار زیادی فضا برای آرشیو ایمیل‌های قدیمی خود خواهند داشت. با توجه به این نکته اگر قصد دانلود همه ی ایمیل‌ها در یک کامپیوتر واحد را در شرکت خود ندارید، می بایست شرکتی را انتخاب نمایید که امکان ارایه فضای ذخیره سازی مناسب را برای اطلاعات شما ارایه نماید.

۵محدودیت های حجمی در ارسال

هر شرکت میزبان برجسته به شما اجازه می دهد تا ایمیل‌ها و فایل‌های پیوستی که حداکثر ۲۵ مگابایت هستند را ارسال کنید. بسیاری از آنها همچنین با اشتراک گذاری فایل و یا ابزار FTP اجازه می دهند که فایل های بزرگتری را نیز ارسال کنید.

برای آشنایی با ftp مقاله FTP چیست را بخوانید.

۶محدودیت های کمی در ارسال

اکثر شرکت های برتر ارایه دهنده ی سرویس ایمیل برای حفظ پایداری سرویس‌های عرضه شده، در میزان کمی ارسال ایمیل محدودیت می گذارند. لذا می بایست با توجه به حجم ارسال و دریافت ایمیل خود و در نظر گرفتن این محدودیت ها یک شرکت ارایه دهنده ی سرویس ایمیل را انتخاب نمایید.

۷اسپم نشدن ایمیل های ارسالی

یکی از دغدغه های کسب و کار های بزرگ که جویای خدمات ایمیل هستند، دریافت شدن صحیح ایمیل های ارسالی آنها توسط گیرندگان و مخاطبان آنان است. سرویس های ایمیل به دلیل داشتن کیفیت های مختلف در نرم افزار، سخت افزار، سابقه و اعتبار، کیفیت ارسال متفاوتی را دارند. در صورتیکه کیفیت ایمیل های ارسال برای شما مهم است (که قطعا هم همینطور است) می بایست از محلی سرویس ایمیل تهیه نمایید که کیفیت ارسال ایمیل مطلوبی و ایمیل ارسالی از آن ایمیل اسپم محسوب نشود. برای اطلاعات بیشتر در مورد اسپم مقاله اسپم ایمیل چیست را بخوانید.

با استفاده از معیارهای فوق الذکر، شما می توانید اقدام به انتخاب بهترین سرویس ایمیل برای کسب و کار ها نمایید و اطمینان حاصل نمایید خدمات ایمیل دریافتی شما قابل اطمینان و پایدار خواهند بود.

بهترین سرویس ایمیل

چرا از ایمیل های عمومی استفاده نکنیم؟

حال ممکن است برای شما سوال باشد که با وجود شرکت‌های سرویس دهنده ی ایمیل مانند Gmail و Yahoo چرا کسب و کارها نیاز دارند که سرویس ایمیل خود را جداگانه خریداری نمایند. برای پاسخ دادن به این سوال می بایست به ویژگی مهم سرویس های ایمیل اشاره کنیم و آن ساخت ایمیل تحت دامنه خود شماست. همچنین در صورتیکه در  پست الکترونیکی کسب و کار خود با مشکل مواجه شوید با خریداری سرویس ایمیل، همواره شرکتی جهت پشتیبانی و پاسخگویی به شما حضور خواهد داشت.

برای آشنایی با سرویس میزبانی ایمیل ایرانی می توانید مقاله ما به همین نام را بخوانید.

این مقاله توسط تیم ایران هاست ( ارائه دهنده خدمات هاست و دامنه از جمله ثبت دامنه com ) تهیه شده سات.

اشکان نصیری

مدیر سرور در ایران هاست با +۵ سال سابقه در صنعت میزبانی وب و کارشناسی ارشد MBA

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا