ایمیل و اتوماسیون اداری را چگونه مدیریت کنیم

ایمیل چیست و چگونه کار میکند؟ [آپدیت ۲۰۲۲]

امروزه با وجود اینترنت و دستگاه‌های الکترونیکی که در اطراف ما وجود دارند، ارتباط شکل دیگری به خود گرفته است. ایمیل یا همان نامه الکترونیکی که اولین بار در سال ۱۹۷۰ اختراع شد، یک سرویس انتقال پیام است که به جای سرویس‌های پستی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای استفاده از ایمیل تنها به یک آدرس ایمیل و اتصال اینترنت نیاز دارید. این نوع ارتباط برخلاف سیستم‌های سنتی پست، به نامه یا کاغذ فیزیکی نیازی ندارند. در این مقاله با ما همراه باشید تا به طور مفصل در مورد این سرویس پرکاربرد توضیح دهیم.

 پست الکترونیک یا ایمیل چیست؟

ایمیل یا یا همان پست الکترونیک به روش ارسال نامه با استفاده از اینترنت گفته می‌شود. email مخفف عبارت electronic mail است. معنی ایمیل چیست؟ کلمه mail به معنای پست الکترونیک است. ایمیل ( email) به معنای پست الکترونیک است که نامه الکترونیک و رایانامه ترجمه میشود.

با استفاده از ایمیل می‌توانید هر نوع پیامی را به صورت‌های مختلف متنی، صوتی و تصویری ارسال نمایید. برای داشتن ایمیل باید از خدمات سرویس دهندگان ایمیل استفاده کنید.

حجم محتوایی که توسط ایمیل ارسال می‌شود، محدود است. با استفاده از ضمیمه کردن می‌توانید فایل‌های موردنظر را به ایمیل اضافه و ارسال کنید. برای خواندن ایمیل‌های دریافتی نیز می‌تواند با ورود به بخش inbox یا همون صندوق ورودی تمام ایمیل‌ها را مشاهده کنید.

اولین بار پیامی الکترونیک از سمت فردی بنام Roy Tamlinson و با استفاده از نشان اتساین (@) و مشخص نمودن نام گیرنده با آن ، از طریق اینترنت ارسال شد.

ایمیل چیست

کاربرد ایمیل چیست؟

با ایمیل چه کارهایی میتوان انجام داد؟ به صورت کلی شما می‌توانید از ایمیل برای هرگونه نامه نگاری و ارسال پیامی استفاده کنید. اکثر مردم ایمیل را راهی مفید برای برقراری ارتباط با افراد یا گروه‌های کوچک دوستان یا همکاران می‌دانند. ایمیل به کاربران امکان می‌دهد اسناد، تصاویر، لینک‌ها و فایل‌های دیگر را به راحتی ارسال و دریافت کنند. علاوه بر این، انعطاف پذیری برقراری ارتباط با دیگران را در زمان‌های مختلف به کاربران ارائه می‌دهد.

علاوه بر این، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف می‌توانند از ایمیل برای انتقال اطلاعات به تعداد زیادی از کارمندان، مشتریان و دیگر افراد استفاده کنند. ایمیل بیشتر برای خبرنامه‌ها استفاده می‌شود، جایی که مشترکین، محتوای خاص و تبلیغ شده از یک شرکت را دریافت می‌کنند و در کمپین‌های بازاریابی ایمیلی، یک تبلیغ یا تبلیغات برای گروه هدفی از مشتریان ارسال می‌شود.

ایمیل به ما امکان می دهد تا با هر شخصی در دنیا، درعرض چند ثانیه ارتباط برقرار کنیم. تمامی نامه نگاری هایی که با کاغذ انجام می شد حالا با صرف زمان کمتر و سرعت بیشتر از طریق ایمیل انجام می شود.

کاربرد ایمیل

امروزه سرویس‌های ارائه دهنده خدمات ایمیلی مختلفی به وجود آمده‌اند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. استفاده از این سرویس‌ها باعث می‌شود، به سرعت پیام شما منتقل شود و به میزان زیادی در وقت و هزینه صرفه‌جویی کنید. با ایمیل چه کارهایی می‌توان انجام داد؟ برخی از مهم‌ترین کاربردهای ایمیل‌ها در ادامه معرفی شده‌اند:

  • انجام تمام فعالیت‌های نامه نگاری میان شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف
  • ارتباط افراد با یکدیگر
  • مکاتبه با اساتید مانند ارسال تکالیف و درخواست‌های مختلف
  • استفاده از ایمیل برای انجام فعالیت‌های بازاریابی و  بازاریابی ایمیلی ( مقاله بازاریابی ایمیلی چیست را بخوانید)
  • استفاده از سرویس‌ها و پلتفرم‌های عمومی ارائه شده مانند سرویس‌های گوگل، اینستاگرام و …
  • و …

سرویس گیرندگان email

برای دیدن ایمیل های دریافت شده، شما از نوعی سرویس گیرنده ایمیل، بهره می برید. بسیاری از کاربران از سرویس گیرندگان مستقل و شناخته شده ای همچون MS Outlook ،Outlook Express ،Eudora یا Pegasus استفاده می کنند.

برای آشنایی بیشتر با برنامه outlook مقاله outlook چیست را بخوانید.

کاربرانی که مشترکین سرویس های رایگان ایمیل همچون Gmail و Hotmail و Yahoo هستند از یک سرویس گیرنده ایمیل بر روی وب استفاده می کنند.

سرویس گیرندگان ایمیل

چگونه بفهمیم ایمیل ما چیست؟

اگر از قبل ایمیل ساخته اید، گاهی اوقات پس از گذشت زمان آدرس ایمیل خود را فراموش می‌کنید و یا نمی‌دانید که آیا در سرویس‌های ایمیل، حساب کاربری دارید یا خیر. برای اینکه متوجه این موضوع شوید و آدرس ایمیل خود را به دست آورید، به صفحه login یا ورود سرویس دهنده ایمیل وارد شوید و گزینه Forgot email را انتخاب کنید. در این مرحله ممکن است شماره تماسی که قبلاً وارد کرده‌ای و یا ایمیل پشتیبان را در صورت وجود وارد کنید. کد تأییدی برای این موراد ارسال شده که در صورت وارد کردن آدرس ایمیل شما را نمایش می‌دهد.

بیشتر بخوانید: آموزش ساخت ایمیل

آدرس ایمیل چیست؟

آدرس یا نشانی ایمیل به شناسه‌ای یکتا گفته می‌شود که در اختیار فرد یا شرکتی که برای اولین بار حساب کاربری ایجاد می‌کند، قرار می‌گیرد. این آدرس در واقع برای شناسایی افراد مورد استفاده قرار گرفته و با استفاده از آن می‌توان ایمیل را ارسال یا دریافت کرد.

این آدرس برای هر فرد یکتا است و مشابه آدرس‌های دیگر باشد. به عنوان مثال Test_email@gamil.com یک آدرس ایمیل است که از سرویس جیمیل دریافت شده است. زمانی که بخواهید برای فردی ایمیل ارسال کنید باید این آدرس را در اختیار داشته باشید.

چگونه می توان یک آدرس ایمیل را از وب سایت تشخیص داد؟ آدرس ایمیل را می توان با وجود @ در آن تشخیص داد.

آدرس ایمیل

معرفی بخش‌های مختلف ایمیل

همان‌طور که گفته شد سرویس دهنده‌های مختلفی وجود دارند که خدمات ایمیل را ارائه داده و با استفاده از آن‌ها می‌توانید یک ایمیل ایجاد کرده و با کمک آن فعالیت‌های مختلفی انجام دهید. به عنوان مثال یکی از قوی‌ترین و محبوب‌ترین سرویس‌های ایمیل در میان کاربران سرویس Gmail است که توسط شرکت گوگل ارائه شده است.

فرقی ندارد از چه سرویس دهنده ایمیلی استفاده می‌کنید، در هر صورت تمام ایمیل‌ها دارای بخش‌های تقریباً یکسانی هستند که برای کار با ایمیل باید با آن‌ها آشنایی داشته باشید. در ادامه مهم‌ترین بخش‌های ایمیل معرفی شده‌اند.

بخش های مختلف ایمیل چیست

  1. فرستنده ایمیل: در این بخش به شما نمایش داده می شود که ایمیل دریافت شده از سمت چه کسی آمده است.
  2. دریافت کننده ایمیل: توجه داشته باشید که در بخش درفت کننده یا گیرنده ایمیل، میتوان از یک تا چند ایمیل را وارد نموده. این بخش به عنوان “به” یا “To” مشخص شده است.
  3. cc در ایمیل چیست؟ این بخش زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که شما قصد دارید ایمیلی را برای چندین آدرس مختلف ارسال نمایید. البته ممکن است این افراد جز مخاطبان یکدیگر نباشد.
  4. bcc در ایمیل چیست؟ این بخش نیز دقیقاً مشابه cc است با این تفاوت که افراد، آدرس ایمیل سایر دریافت کنندگان را مشاهده نمی‌کنند. در واقع شما ایمیل را به چندین نفر ارسال می‌کنید اما نمی‌خواهید این افراد از دریافت ایمیل توسط سایرین مطلع شوند.
  5. subject در ایمیل چیست؟ برای ایجاد ایمیل نیاز است تا عنوان یا موضوع ایمیل نیز درج گردد. این کار به مخاطب یا گیرندگان ایمیل کمک میکند تا با یک نگاه از موضوع ایمیل با خبر شوند.
  6. متن ایمیل: در این بخش می توانید متن ایمیل خود را وارد کنید.
  7. فایل های پیوست: در صورتیکه ایمیل شما حاوی فایل خاصی بجز متن باشد، مانند فایل های چند رسانه ای، یا فایل ورد و اکسل و … می توانید به کمک این بخش آنرا ضمیمه ایمیل نمایید.
  8. میل باکس چیست؟ میل باکس یا صندوق ورودی، فضایی است که ایمیل ها درون آن نشان داده می شود.

 

خرید هاست وردپرس

 

inbox ایمیل کجاست؟

Inbox به معنای صندوق ورودی ایمیل است. تمام ایمیل‌هایی که به آدرس شما ارسال می‌شوند، در این بخش قرار می‌گیرند. در تمام سرویس‌دهنده‌های مختلف ایمیل این بخش وجود دارد که می‌توانید برای مدیریت پیام‌های دریافتی خود اقدام نمایید.

اینباکس ایمیل یا صندوق ورودی ایمیل کجاست؟ برای مشاهده این بخش می‌توانید در نوار ابزار کنار ایمیل به راحتی به آن دسترسی داشته باشید. معمولاً یکی از بخش‌های مهم ایمیل است که در همان ابتدا قرار داده شده است.

اینباکس ایمیل کجاست

انواع سرویس دهنده های ایمیل

سرویس دهنده SMTP در ایمیل

هرگاه که شما ایمیلی ارسال می کنید، سرویس گیرنده ایمیل شما با سرویس دهنده SMTP ارتباط برقرار کرده تا ایمیل را ارسال کند. سرویس دهنده SMTP شما ممکن است برای تحویل ایمیل با دیگر سرویس دهنده های SMTP ارتباط برقرار کند.

سرویس دهنده های POP3 و IMAP

در ساده ترین حالت پیاده سازی POP3، سرویس دهنده مجموعه ای از فایل های متنی را نگهداری می کند، هریک به ازای یک حساب ایمیل. وقتی یک پیام می رسد، سرویس دهنده POP3 تنها پیام را به انتهای فایل گیرنده پیوست می کند.

وقتی که شما ایمیلتان را چک می کنید، سرویس گیرنده شما با استفاده از پورت ۱۱۰با سرویس دهنده POP3 ارتباط برقرار می کند. سرویس دهنده POP3 به یک نام کاربری و یک کلمه عبور نیاز دارد. زمانی که شما Login کنید، POP3 فایل متنی شما را باز می کند و به شما اجازه دسترسی به آن را می دهد.

به شما پیشنهاد می شود مقاله ما با موضوع را برای کسب اطلاعات در حوزه حساب pop3 چیست مطالعه نمایید.

سرویس دهنده IMAP در ایمیل

همینطور که می بینید پروتکل POP3 بسیار ساده است. این پروتکل به شما امکان می دهد تا مجموعه ای از پیام های مرتب شده را به صورت یک فایل متنی بر روی سرویس دهنده ذخیره کنید. سرویس گیرنده شما(مثلا Outlook Express) به سرویس دهنده POP3 متصل می شود و پیام ها را از فایلهای متنی POP3 بر روی کامپیوتر شما کپی می کند. این تمام سرویسی است که POP3 به ما ارائه می دهد.

بسیاری از کاربران چیزی بیشتر از این از ایمیل هایشان می خواهند آنها توقع دارند تا ایمیل هایشان بر روی سرور باقی بماند. دست یابی به ایمیل ها از کامپیوترهای مختلف، اصلی ترین دلیل نگهداری ایمیل ها بر روی سرویس دهنده است. با استفاده از POP3 ، ایمیل های شما در همان کامپیوتری که آنها را ذخیره کرده اید باقی می ماند و مثلا امکان اینکه هم از طریق Desktop و هم Laptopتان به ایمیل ها دسترسی داشته باشید را نخواهید داشت.

سرویس دهنده های POP3 و IMAP

IMAP (Internet Mail Access Protocol) پروتکل پیچیده تری است که این مشکل را حل کرده است. با استفاده از پروتکل IMAP ایمیل های شما بر روی سرویس دهنده باقی می ماند. شما می توانید بر روی سرویس دهنده پوشه هایی داشته باشید و ایمیل هایتان را در آنها سازماندهی کنید.

وقتی که  ایمیلی را جستجو می کنیم، به جای اینکه جستجو در کامپیوترتان انجام شود در سرویس دهنده انجام می شود. این روش، دستیابی به ایمیل ها را از هر ماشینی امکان پذیر می سازد و فارغ از اینکه از چه ماشینی استفاده می کنید، دسترسی به پیام های تمام پوشه هایتان دارید.

در صف قرار گرفتن ایمیل به چه معناست؟

گاهی اوقات شما برای ارسال ایمیلی اقدام می‌کنید، اما به دلایل مختلف سرویس دهنده نمی‌تواند ایمیل را به مقصد تحویل دهد. به این صورت ایمیل شما در صف انتظار باقی می‌ماند و هر چند دقیقه یکبار دوباره برای ارسال آن تلاش می‌شود. پس از گذشت زمانی مشخص (این زمان‌ها را سرویس دهنده تعیین می‌کند) آن را از صف انتظار خارج کرده و پیغامی جهت موفقیت آمیز نبودن آن به شما نمایش می‌دهد.

برخی از مواردی که ایمیل ارسالی شما در صف قرار می‌گیرد، به این صورت است که اگر آدرس ایمیل وارد شده نامعتبر باشد، یا حجم فایل ضمیمه زیاد باشد و یا اینکه چندین ایمیل برای ارسال تعیین شده‌اند و در صف انتظار قرار گرفته تا به ترتیب ارسال شوند.

برای آشنایی با ارسال ایمیل در سایت های وردپرسی می توانید مقاله افزونه ارسال ایمیل وردپرس را بخوانید.

پیوست ها در ایمیل

چگونه ایمیل حذف شده را برگردانیم؟

زمانی که ایمیلی را دریافت می‌کنید، در میان گزینه‌های مختلف می‌توانید با انتخاب گزینه حذف آن را حذف کنید. این ایمیل پس از حذف شدن در سطل زباله ایمیل شما قرار می‌گیرد. تمام ایمیل‌های حذف شده برای مدت زمان ۳۰ رورز در این بخش می‌مانند. (در سرویس ایمیل گوگل) پس از این زمان ایمیل‌ها برای همیشه پاک می‌شوند.

اگر در این بازه زمانی متوجه شوید که ایمیلی را به اشتباه حذف کرده‌اید، به trash یا bin مراجعه کرده، ایمیل را پیدا کنید و با انتخاب گزینه Move to آن را به صندوق ورودی برگردانید.

چطور می توان زمانی که به اینترنت متصل نیستیم ایمیل ها را بخوانیم؟

برای حل این مشکل، اغلب سرویس دهنده ها روش هایی را برای ذخیره ایمیل ها بر روی کامپیوتر دارند. برای مثال سرویس گیرنده تمام ایمیل ها را بر روی کامپیوتر ذخیره می کند( دقیقا همانطور که سرویس دهنده POP3 عمل می کرد).

در حالی که همچنان پیام ها بر روی سرویس دهنده، وجود دارند اما حالا شما یک کپی از آنها نیز در کامپیوتر خود دارید. این روش، امکان خواندن و پاسخ دادن به ایمیل ها را حتی زمانی که به اینترنت متصل نیستیم به ما می دهد.

دفعه بعدی که با سرویس دهنده ارتباط برقرار می کنید، تمام پیام هایی را که در مدت متصل نبودن به اینترنت دریافت نموده اید را بر روی کامپیوترتان ذخیره و پیام هایی را که در آن مدت نوشته اید را ارسال می کند.

به شما پیشنهاد می شود مقاله ما را برای کسب اطلاعات در نرم افزار مدیریت ایمیل مطالعه نمایید.

امیدواریم مقاله ایمیل چیست توانسته باشد به تمام سوالات شما پاسخ داده باشد. همچنین شما برای ساماندهی و یا ارسال های ایمیل سازمانی خرید هاست ایمیل انجام دهید. لطفا نظرات و پیشنهادات خود را در بخش دیدگاه ها با ما به اشتراک بگذارید.

مدیر بلاگ

مشخصات مدیر

یک دیدگاه

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا