ایمیل و اتوماسیون اداری را چگونه مدیریت کنیم

هاست ایمیل چیست و ۱۱ نکته کلیدی برای دریافت خدمات میزبانی ایمیل

کاربران معمولی تمایل دارند از سرویس پست الکترونیک و ایمیل‌های رایگان مانند Gmail استفاده کنند، اما اگر قصد دارید از نام دامنه و برند خودتان در آدرس‌های ایمیل استفاده کنید و می‌خواهید ایمیل‌های شما حرفه‌­­ای و معتبر به نظر بیایند، نیاز به یک هاست ایمیل خواهید داشت. موارد زیادی وجود دارند که هنگام انتخاب میزبانی ایمیل باید آنها را در نظر بگیرید، با توجه به پیچیدگی این فرآیند. در ادامه قصد داریم فرآیند تصمیم‌گیری را برای شما آسان تر کنیم.

نکات کاربردی در انتخاب مناسب‌ترین سرویس میزبانی

قبل از انتخاب مناسب‌ترین سرویس میزبانی ایمیل، نیازهای فعلی‌خود را بشناسید و مطابق با رشد کسب و کار و سازمان، نیازهای آینده را نیز در نظر بگیرید.

۱-میزبانی ایمیل رایگان

شما هرجایی می‌توانید یک آدرس ایمیل رایگان تهیه کنید. اما این ایمیل‌ها، با نام دامنه شما ایجاد نمی‌شوند. ضمن اینکه نمی‌توانید نام‌های کوتاه و ساده انتخاب کنید. در نظر داشته باشید آدرس ایمیلی که براساس نام دامنه شما ایجاد می‌شود، می‌تواند نشان‌دهنده اعتبار کسب ‌و کار شما باشد. نکته دیگر اینکه، ارایه‌کنندگان سرویس ایمیل رایگان، برای تامین هزینه‌های خود تبلیغاتی را نمایش می‌دهند. برخی از آنها، درمیان ایمیل‌ها به دنبال کلمات کلیدی می‌گردند تا تبلیغات متناظر با آنها را به شما نشان دهند.

 

میزبانی ایمیل رایگان

۲-میزبانی ایمیل ارزان

اگر ایمیل در کسب و کار شما نقش مهمی دارد، قیمت میزبانی ایمیل نباید عامل تعیین کننده باشد. البته برای شروع، درنظر داشتن کمترین هزینه میزبانی ایمیل می‌تواند شروع مقرون به‌صرفه‌ای باشد، اما با رشد کسب ‌و کار، آن سرویس دیگر مناسب شما نخواهد بود و از طرفی در آینده ممکن است دیگر نتوانید ایمیل‌های خود را به میزبانی بهتری منتقل کنید.

از دیگر معایب میزبانی ایمیل ارزان، کمبود فضای ذخیره سازی و پایداری ضعیف سرویس‌ها است. ضمن اینکه در بسیاری از موارد، تضمینی نیست ایمیل‌های ارسالی شما واقعا به مقصد برسند.

میزبانی ایمیل چیست

۳-میزبانی ایمیل متناسب با کسب و کار

یک میزبانی ایمیل باید متناسب با کسب و کار شما باشد. در بالا ااشاره کوتاهی به این مطلب کردیم که فضای هاست ایمیل شما باید با توجه به ارسال  و دریافت پست های الکترونیک سازمان شما همخوانی داشته باشد. اگر این فضا متناسب با کسب و کار شما نباشد، امکان اختلال در فرایند ایمیل رسانی رویداد های مهم سازمان، عدم دریافت ایمیل های حیاتی از طرف کاربران شما و مواردی از این قبیل، پیامد های آن خواهد بود که در بعضی موارد جبران آنها یا امکان پذیر نیست و یا غیر قابل جبران هستند. با ما همراه باشید تا در ادامه نکات بیشتری برای خرید هاست ایمیلی مناسب بدانید.

حال که بحث به اینجا رسیده است، پیشنهاد می کنیم مقاله “بهترین سرویس ایمیل برای کسب و کارها چیست” را مطالعه بفرمایید.

4-منظور از پشتیبانی دامنه اختصاصی در هاست ایمیل چیست

۴-منظور از پشتیبانی دامنه اختصاصی در هاست ایمیل چیست

ویژگی اصلی هر میزبانی ایمیل، این است که امکان استفاده از دامنه اختصاصی خود را داشته باشید. در هر نوع از میزبانی ایمیل، شما باید بتوانید آدرس ایمیل‌های مختلفی تحت نام دامنه اختصاصی خود ایجاد کنید.

۵-رابط کاربری مدیریت ایمیل‌ها

زمانی که میزبانی ایمیل مورد نظر را پیدا کردید، باید به دنبال امکاناتی باشید که در محیط اینترنت بتوانید خیلی آسان به ارسال و دریافت ایمیل بپردازید. مهم‌ترین آنها وجود یک رابط تحت وب پیشرفته برای مدیریت ایمیل‌ها است. ممکن است برخی از میزبانی ایمیل‌ها دارای رابط کاربری ساده و راحتی باشند. اما قطعا پس از مدتی در می‌یابید که به امکانات اضافه‌تری نیاز دارید. امکاناتی نظیر:

  • مدیریت ایمیل ها
  • مدیریت مخاطبین
  • تهیه گزارش های مختلف از ایمیل های ارسالی و دریافتی
  • تقویم آنلاین
  • درج یادداشت
  • ایجاد ایمیل هایHTML
  • جستجو در بین ایمیل‌ها
  • و…

لذا سرویسی را انتخاب کنید که همراه با رشد کسب ‌و کار شما، امکانات مناسب و به روزی داشته باشد.

میزبانی ایمیل

۶-محدودیت‌های هاست ایمیل چیست

تمامی سرویس دهندگان ایمیل، دارای محدودیت‌هایی هستند. این محدودیت‌ها می‌تواند مربوط به محدودیت در فضای ذخیره سازی و یا مربوط به تعداد مجاز ارسال ایمیل‌ها باشند. این محدودیت‌ها، در سرویس‌های اشتراکی کاملا طبیعی است. لذا با توجه به نیاز خود، می‌توانید از میان پلان‌هایی که سرویس دهنده‌ها ارایه می‌کنند، پلان متناسب با نیاز خود را انتخاب کنید.

اما اگر می‌خواهید فضای ذخیره‌سازی بسیار زیادی داشته باشید و بدون هیچ محدودیتی اقدام به ارسال ایمیل کنید، می‌بایست از میزبانی ایمیل اختصاصی استفاده کنید. در این میزبانی، همانطور که از نام آن پیداست، سرویس ایمیل بر روی یک سرور اختصاصی مجزا راه‌اندازی شده و بطور کامل در اختیار شما قرار می‌گیرد. در این سرویس‌ها، شما قادر خواهید بود بدون هیچ محدودیتی اقدام به ارسال ایمیل کنید، دامنه‌ها و ایمیل اکانت‌های بیشماری را تعریف کنید و به عبارت ساده‌تر یک سرور میزبانی ایمیل اختصاصی داشته باشید.

 

محدودیت‌های هاست ایمیل چیست

 

۷-منظور از امنیت در هاست ایمیل چیست

امنیت، موضوع بسیار مهمی است. خصوصا اگر در کسب ‌و کار خود، اطلاعات مهم و حساسی را از طریق ایمیل رد و بدل می‌کنید. قبل از تهیه سرویس ایمیل، می‌بایست وجود برخی امکانات امنیتی مهم را بررسی کنید:

-آیا سرویس مربوطه، برای افزایش امنیت، از فایروال‌های سخت افزاری یا نرم‌افزاری استفاده می‌کند؟
-آیا سیستمی برای شناسایی و مقابله با حمله های مربوط به سرویس ایمیل وجود دارد؟
-آیا سرویس ایمیل مربوطه، از گواهی SSL برای ارتباط استفاده می‌کند؟

سرویس ایمیلی که آن را خریداری می‌کنید، حتما می‌بایست تحت گواهی SSL فعالیت کند. این نکته بسیار ضروری است که هم صفحه ورود به محیط مدیریت ایمیل و هم بستر ارتباط با نرم افزارهای ایمیل مانند outlook، حتما می‌بایست بصورت کدگذاری شده و تحتSSL باشد. به خاطر داشته باشد خطر سرقت اطلاعات همیشه شما را تهدید می‌کند.

سرویس میزبانی ایمیل

۸-سیستم مقابله با هرزنامه‌ها در هاست ایمیل چیست

سرویس ایمیلی که خریداری می‌کنید، باید بتواند در مقابل هرزنامه‌ها (spam) از شما محافظت کند. علاوه بر وجود سیستم های ضد spam‌، شاید بخواهید آدرس‌های به خصوصی را بلاک کنید و یا حتی بخواهید میزان حساسیت سیستم ضدهرزنامه را کم یا زیاد کنید و یا بخواهید ایمیل‌هایی که محتوای مشخصی دارند را دریافت نکنید. برای داشتن چنین گزینه­‌هایی، نیاز به امکاناتی دارید که بتوانید برای ایمیل‌های دریافتی خود یک فیلتر مناسب تعریف کنید، لذا یکی از شاخصه‌های مهم بهترین میزبانی ایمیل، وجود یک سیستم مدیریت هرزنامه‌ها است.

سیستم مقابله با هرزنامه‌ها

۹-امکان ارتباط با دستگاه های همراه

یک میزبانی ایمیل، حتما باید قابلیت اتصال به انواع دستگاه‌های همراه استاندارد را داشته باشد. خصوصا اینکه ایمیل‌های شما، باید بدون مشکل با هر نوع تلفن‌ همراه و در هر جایی قابل دسترس باشد.

دستگاه های همراه

۱۰-پشتیبان گیری منظم

برای کسب و کارها، ایمیل‌ها داده‌های مهمی هستند و هر لحظه این امکان وجود دارد بصورت ناخواسته بخشی از ایمیل‌ها توسط کاربر حذف شوند، لذا تهیه نسخه پشتیبان از کلیه اطلاعات بصورت اتوماتیک و روزانه، امکان بسیار مهمی است که از سمت همه سرویس دهنده‌ها ارایه نمی‌شود.

 

 

۱۱- اهمیت نظارت و پشتیبانی ۲۴ ساعته در هاست ایمیل چیست

بروز اختلال و قطعی بر روی سرویس ایمیل امری اجتناب ناپذیر است. اما نکته ای که سرویس‌دهنده‌‌های خوب را از دیگران جدا می‌کند اقدام سریع آنهاست. بسیاری از سرویس دهنده‌ها، با ایجاد یک سیستم مانیتورینگ آنلاین، لحظه به لحظه سلامت سرویس‌ها را بررسی می‌کنند. علاوه بر این همیشه به خاطر داشته باشید، وجود یک پشتیبانی فعال با پاسخگویی ۲۴ ساعته، در زمان بروز مشکلات تنها با یک تماس به کمک شما می‌­آید.امیدواریم با خواندن این مقاله با مفهوم هاست ایمیل چیست آشنا شده باشید.

همینطور بخوانید  پروتکل SMTP چیست و هر آنچه که بایست در مورد پروتکل smtp بدانید

[ratings]

با کارت بانکی باشگاه ایران هاست پولتان به حسابتان باز می گردد.

همین حالا رایگان عضو شوید
برچسب ها

نیما حسن زاده

در IT قله های زیادی هست که هنوز فتح نشده اند . . . | مدیر سرور ایران هاست ، کارشناس ارشد مدیریت فناری اطلاعات، کارشناس مهندسی فناوری اطلاعات

نوشته های مشابه

‫۳ نظرها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
بستن
بستن